Pembentukan kes. Fail peribadi pekerja: dokumen, helah rujukan, tempoh penyimpanan

Pembentukan kes pekerja adalah proses yang wajib bagi hampir semua syarikat. Mengikut peraturan yang ditetapkan di Rusia, setiap majikan mesti mempunyai dokumen unik untuk setiap pekerja. Dokumen ini dapat mencirikan bawahan dari penempatan pekerjaannya yang sangat. Urusan peribadi ditemui bukan sahaja di tempat kerja, tetapi juga, misalnya, di universiti. Dalam sebarang kes, dokumen ini penting. Ia mesti dibentuk dengan betul. Tetapi bagaimana ini boleh dilakukan? Bilakah tidak perlu menyimpan dokumentasi sedemikian? Apa yang boleh dan tidak boleh diletakkan dalam perkara peribadi? Ia tidak begitu sukar untuk memahami semua ini kerana ia kelihatan.

Definisi fail peribadi

Dokumen peribadi pekerja adalah sejenis dokumen di mana semua dokumentasi bingkai konkrit relatif disimpan. Ia terdiri daripada penutup dan kertas khas yang berkaitan dengan orang bawahan.

Dokumentasi jenis ini dibuat dari masa penempatan kerja. Dan memimpinnya kepada penamatan pekerja. Kemudian fail dipindahkan ke arkib untuk penyimpanan. Anda tidak boleh memadam dokumen ini untuk masa yang tertentu.

Membentuk kes adalah jauh dari proses yang paling wajib. Dalam beberapa kes, anda boleh mengelakkannya. Tetapi ia akan menjadi sangat bermasalah untuk mengumpul maklumat mengenai subordinat tertentu. Biasanya prosedur ini dijalankan dalam organisasi besar. Pangkalan data keseluruhan dibuat, di mana maklumat dipaparkan untuk setiap orang bawahan.

Dikehendaki atau pilihan?

Telah dikatakan bahawa tidak perlu menjalankan perniagaan pekerja. Tetapi pada mana-mana perusahaan yang menghormati diri ada dokumentasi semacam itu. Apabila pembentukan dokumen itu wajib, dan bila tidak?

Perundangan tidak ada peraturan mengenai isu ini. Tetapi dalam amalan ternyata bahawa syarikat besar membentuk urusan peribadi pada bawahan mereka, dan yang kecil tidak. Adalah disyorkan untuk menangani isu ini kepada firma dengan jumlah pekerja yang besar.

Selalunya, organisasi mengendalikan urusan peribadi bukan pada semua orang bawahan, tetapi hanya pada kategori tertentu pekerja. Selalunya mereka adalah:

• Pemimpin;
• Timbalan Pengarah;
• Pakar terkemuka di syarikat;
• Pekerja yang bekerja dengan nilai-nilai material (sebagai contoh, juruwang);
• Orang yang mempunyai peluang pertumbuhan kerjaya.

Adalah disyorkan agar tidak malas dan melakukan dokumentasi semacam ini pada semua orang bawahan. Proses membentuk kes pekerja tidak terlalu sukar untuk diingat. Hanya jauh dari semua dokumen yang mencerminkan maklumat mengenai bingkai yang boleh disimpan di sini. Apakah ciri-ciri proses yang perlu saya ingat? Malah pelanggaran yang sedikit untuk majikan boleh berubah bukan dengan cara yang terbaik. Oleh itu, kita perlu mengkaji dengan teliti tugas itu.

Penyimpanan

Telah dikatakan bahawa urusan peribadi orang bawahan, bahkan setelah orang itu meninggalkan, tetap berada di dalam perusahaan. Di tangan mereka tidak dikeluarkan, tetapi ditempatkan dalam arkib khas. Malah simpanan elektronik maklumat mengenai bingkai dibenarkan. Tetapi dalam versi kertas kes itu perlu berlaku.

Terdapat beberapa peraturan yang perlu dipatuhi oleh ketua. Menjaga kes hampir proses yang tidak berkesudahan. Anda tidak boleh memusnahkan dokumen ini selama 75 tahun dari saat penamatan tenaga kerja.

Oleh sebab itu, banyak syarikat berusaha untuk tidak mengganggu diri mereka dengan mengumpulkan maklumat tentang orang bawahan tertentu. Hanya sebilangan kecil syarikat yang wujud selama lebih daripada 75 tahun. Selalunya, firma membuka dan menutup, dan fail peribadi masih dalam arkib.

Untuk memudahkan penyimpanan dokumen, pelbagai peraturan dicipta. Pada dasarnya, penyimpanan dokumen-dokumen ini berlaku selepas menyusun urutan abjad. Ia juga disyorkan untuk membuat arkib menjelang tahun. Pendekatan ini akan memudahkan pencarian maklumat mengenai pekerja yang telah menemui pekerjaan di syarikat pada masa tertentu.

Terdapat satu lagi ciri dalam perkara ini. Masalahnya adalah bahawa beberapa fail peribadi disimpan secara kekal dalam arkib syarikat. Dan mereka tidak dimusnahkan sama ada dalam 10 tahun atau 100 tahun. Di bawah peraturan ini, para pendakwah ketua organisasi itu ditangkap, serta hal ehwal pegawai negeri. Jangan lupa tentang orang bawahan, yang mempunyai anugerah, pingat dan pelbagai gelaran.

Akses

Masa berikutnya adalah akses kepada dokumentasi di bawah kajian. Selalunya dalam dokumen pekerja terdapat data yang khusus untuk majikan. Dan mereka tidak perlu mengetahui sebahagian besar pekerja.

Selalunya, kes ini disulitkan, akses kepada mereka hanya dari ketua perusahaan, serta dari pegawai personel yang terlibat dalam pembentukannya. Bawahan mudah tidak dibenarkan melihat informasi yang dikumpulkan.

Majikan menjamin kerahsiaan pekerja. Maklumat ini tidak dikongsi dalam akses umum. Atas permintaan salinan dokumentasi disediakan kepada kakitangan pada hari pemecatan. Syarikat bertanggungjawab kepada orang bawahan untuk keselamatan maklumat yang tersedia dalam hal peribadi.

Ia juga perlu dikenang sekali dan untuk semua - fail itu tidak dikeluarkan kepada orang bawahan di bawah sebarang dalih. Pekerja tidak mempunyai hak untuk mengambil fail peribadi, dan juga menuntut ekstradisi mereka. Hanya apabila anda meninggalkan anda boleh meminta data dari sini. Majikan mengeluarkan kepada bingkai hanya salinan maklumat yang disimpan dalam fail peribadi. Yang lain tidak perlu. Tiada bawahan mempunyai hak untuk menarik balik dokumentasi ini dari pemindahan ke syarikat lain atau dengan penggantungan akhir dari pekerjaan. Telah dikatakan bahawa setiap majikan menyimpan dossier untuk pekerja selama 75 tahun. Tempoh ini boleh ditingkatkan dalam keadaan tertentu.

Komponen mandatori urusan peribadi

Kini sedikit tentang bagaimana tepatnya dokumentasi itu dibuat. Pada hakikatnya, peraturan untuk pembentukan kes subordinat tidak ditubuhkan secara sah. Dan isu ini diputuskan oleh pengurusan syarikat. Ia sendiri menentukan maklumat apa yang harus disimpan dan bagaimana sistematis rekod bawahan. Ini adalah masalah utama proses pembentukan keseluruhan.

Bagaimanapun, tanpa mengira pilihan aturan, sesetengah data dalam sebarang senario akan disimpan dalam fail peribadi. Dokumen manakah yang terdapat dalam semua dokumentasi sedemikian? Ini adalah:

• Soal selidik pemohon;
• Permohonan untuk pekerjaan ;
• Perintah untuk penyediaan tempat kerja;
• Permohonan pemecatan (jika ada);
• Perintah pemecatan;
• Bertindak pada penerbitan buku kerja (atas permintaan atau dengan pemecatan bawahan).

Senarai di atas adalah wajib. Tetapi dengan maklumat lain mungkin ada masalah tertentu. Lagipun, tidak semua maklumat mengenai orang bawahan boleh dimasukkan ke dalam perkara peribadi. Terdapat beberapa sekatan terhadap perkara ini. Pada apakah perkara yang perlu saya perhatikan untuk mengelakkan aduan mengenai pembentukan fail peribadi kakitangan yang salah?

Larangan

Malah, jika anda benar-benar menyelidiki semua isu pendaftaran dan pembentukan dokumentasi peribadi pekerja, anda boleh keliru. Oleh itu, sebelum memulakan arkib, anda harus mengingati hanya beberapa ciri. Atau sebaliknya, larangan. Mereka adalah relevan untuk semua perusahaan, tanpa mengira peraturan yang ditetapkan. Anda tidak boleh:

1. Simpan dokumen sementara dan kekal di satu tempat. Terdapat tempat yang berasingan di dalam dokumen pekerja supaya anda boleh meletakkan kertas yang hanya sementara buat fail peribadi. Ia juga menyediakan penyimpanan maklumat asas.
2. "Menyebarkan" dokumentasi. Ia tidak disyorkan untuk menyimpan apa-apa dokumen dalam hal ehwal pekerja dengan pendua. Dalam satu folder - satu salinan.
3. Buat maklumat yang terlalu peribadi. Contohnya, mengenai kepercayaan agama. Maklumat sedemikian untuk majikan umumnya dianggap tidak diperlukan. Oleh itu, pembentukan kes-kes membolehkan penyimpanan hanya dokumentasi yang berguna kepada majikan, yang mencerminkan kualiti kerja bawahan.

Dan apa dokumen khusus yang boleh terkandung di dalam dokumen yang dipersoalkan? Apa, selain kertas yang disenaraikan di atas, dalam amalan berlaku dalam perkara peribadi? Untuk mengelakkan kesilapan, anda boleh mengikuti petua untuk mengumpul maklumat untuk kakitangan dossier.

Dokumentasi Biasa

Komposisi fail peribadi berbeza-beza. Telah dikatakan bahawa syarikat itu sendiri menetapkan peraturan untuk mengekalkan dokumentasi ini. Oleh itu, adalah mustahil untuk mengatakan dengan tepat apa yang dimasukkan dalam arkib. Dokumen-dokumen yang bertemu tanpa gagal telah disenaraikan. Tetapi untuk mengelakkan sebarang kesilapan, senarai sekuriti tertentu yang dimasukkan ke dalam simpanan dicipta. Apa yang perlu dalam fail peribadi? Jika anda mengecualikan objek yang disenaraikan sebelum ini, ia akan kekal (dalam bentuk salinan kebanyakannya):

• Satu salinan pasport warganegara;
• SNILS bawahan (salinan);
• INN (bukan asal);
• Tiket ketenteraan;
• Dokumen mengenai pendidikan;
• Foto (tidak peribadi, bertujuan untuk soal selidik);
• Ciri-ciri dari pekerjaan dahulu (jika ada);
• Penerangan kerja untuk pekerjaan;
• Autobiografi.

Jangan lupa bahawa mana-mana majikan yang bertanggungjawab, untuk mematuhi proses kerja, serta memastikan keselamatannya sendiri, membuat pelbagai tindakan. Sebagai contoh, keengganan untuk menandatangani perintah pemecatan. Dokumentasi sedemikian juga harus disimpan dalam fail peribadi. Hasil kerja persijilan dan pesanan lain yang mempengaruhi kerja ini atau bingkai itu hanya beberapa poin yang dapat ditambahkan pada dokumen.

Satu lagi perkara penting ialah menyimpan inventori yang dipanggil fail peribadi. Dokumen yang boleh membawa banyak masalah kepada majikan. Ia mesti wajib dalam setiap perkara peribadi. Jika tidak, anda boleh menyalahkan kepimpinan bahawa beberapa kertas dilampirkan secara haram. Rekod peribadi adalah dokumen khas yang menyenaraikan seluruh dokumentasi yang dilampirkan pada folder. Ia terletak pada awal permulaan dossier. Tanpa inventori, majikan mungkin menghadapi masalah. Pekerja boleh dipersalahkan kerana pemalsuan atau pencurian dokumen tertentu.

Membentuk kes peribadi - prosesnya tidak begitu sukar, jika disiapkan dengan betul. Majikan hanya perlu memasukkan semua maklumat penting mengenai aktiviti pekerja. Tetapi maklumat peribadi tentang kakitangan adalah dilarang. Satu contoh telah diberikan dengan agama. Komposisi keluarga dan ciri-ciri utama cara hidup bawahan juga menjadi pantang larang.

Tetapi beberapa pencapaian pekerja mesti dibuat dalam perkara peribadi. Ini bukan komponen yang wajib, tetapi disarankan untuk tidak mengabaikannya. Terutamanya apabila ia datang kepada bingkai yang benar-benar berbakat. Ia dibenarkan memasuki maklumat mengenai anugerah, gelaran, diploma, pingat, diploma yang diterima.

Tidak terlalu banyak

Dokumen dalam fail peribadi boleh berbeza, difahami. Senarai tepat ditetapkan oleh setiap perusahaan mengikut budi bicara kepala. Tetapi senarai paling umum kertas telah disenaraikan. Dalam pembentukan dan penyelenggaraan dokumen, satu peraturan yang kecil perlu diingat. Ini adalah item wajib, pelanggaran yang tidak dibenarkan. Menjalankan urusan peribadi adalah pekerjaan yang bertanggungjawab. Ia memerlukan penjagaan khas.

Ini mengenai saiz fail peribadi. Menurut peraturan yang ditetapkan, boleh dikatakan bahawa ketebalan folder yang diberikan kepada dokumen tertentu tidak boleh melebihi 4 centimeter. Sekiranya jumlah lebih daripada had yang ditetapkan, lebih baik memulakan perniagaan baru. Dan entah bagaimana, tandakan ia di bawah nama meneruskan dokumentasi yang sedia ada.

Dalam amalan, kes yang sangat jarang berlaku yang mencapai ketebalan lebih daripada 4 sentimeter. Oleh itu, anda hanya perlu mengingati peraturan dan jangan risau tentang tidak melakukannya. Jika terdapat banyak dokumentasi untuk bingkai, cek khas dibuat. Menurut hasilnya, majikan memutuskan untuk membahagikan fail ke beberapa bahagian.

Keperluan asas

Perintah pembentukan kes mudah. Ia cukup untuk menentukan jenis dokumentasi yang boleh disimpan di sini. Seterusnya, ingat batasan yang dinyatakan sebelum ini. Dan kemudian kes itu sedang dibuat. Langkah pertama ialah membuat penutup. Ia cukup untuk membeli folder khas yang dipanggil "Kes". Mereka biasanya menyimpan semua dokumen bingkai tertentu.

Di sebelah halaman tajuk (dalam kes ini di sampul folder) maklumat peribadi mengenai bingkai itu ditulis. Iaitu - nama penuhnya. Tarikh permulaan dokumentasi adalah wajib di bahagian bawah. Apa yang perlu dalam fail peribadi?

Halaman pertama dilampirkan pada inventori. Anda boleh mengabaikannya, tetapi tidak disyorkan. Kertas ini sangat memudahkan kehidupan dan membuang beberapa tanggungjawab dari majikan untuk keselamatan pembawa maklumat yang diletakkan di dalam dokumen - apa yang tidak ditunjukkan dalam inventori tidak disimpan dalam fail peribadi.

Selepas itu, folder tersebut mengandungi pelbagai dokumen yang berkaitan secara langsung dengan bawahan. Inilah bagaimana komposisi kes peribadi terbentuk. Adalah dinasihatkan untuk membuat salinan atau dokumen asal sebagaimana yang telah diterima - terlebih dahulu soal selidik pemohon, maka permohonan untuk pekerjaan, perintah majikan tentang pelantikan ke posisi tertentu, dan sebagainya. Kes itu berakhir dengan perintah pemecatan dan akta yang ditandatangani pada penerimaan buku kerja.

Ini bukan semua. Proses pembentukan kes adalah kerja keras, walaupun agak mudah. Terdapat satu lagi sekatan kecil yang boleh membawa sedikit kesulitan kepada majikan. Kakitangan yang melaksanakan maklumat dalam rekod peribadi bawahan, hendaklah memantau bilangan helaian dalam folder. Mereka tidak boleh melebihi 250 buah. Lebih-lebih lagi, bahagian kedua fail peribadi untuk ini atau pekerja itu dimulakan.

Jurnal

Kini jelas bagaimana pembentukan kes pekerja di syarikat. Ini bukan akhir prosesnya. Jika perusahaan telah memutuskan untuk mengekalkan dokumentasi jenis ini, ia mesti mempunyai jurnal khas fail peribadi. Apa itu?

Komponen ini adalah senarai semua dokumen yang tersedia untuk pekerja. Di sini diterbitkan nombor kes-kes yang dimulakan, data peribadi (peribadi) bawahan, tarikh pembentukan mereka atau "folder peribadi" yang lain.

Tiada sampel tunggal jurnal. Majikan mempunyai hak untuk membuat arkib data sedemikian menurut budi bicaranya sendiri. Baru-baru ini, bentuk yang sangat umum adalah jurnal elektronik. Idea yang baik untuk mereka yang tidak benar-benar mahu melakukan kerja kertas. Perkara utama adalah mengisi bidang yang berkaitan dengan majalah tepat pada masanya. Kemudian anda boleh mencari maklumat untuk setiap pekerja dengan mudah tanpa sebarang masalah.

Kesimpulannya

Mulai sekarang jelaslah bagaimana pembentukan sesuatu perkara peribadi berlaku. Ini adalah proses yang sangat mudah tetapi mengelirukan, prosedur pelaksanaan yang tidak ditetapkan dalam undang-undang Persekutuan Rusia. Majikan secara bebas menubuhkan dokumen yang akan disimpan dalam fail peribadi. Bentuk perwakilan maklumat juga boleh dipilih.

Adalah disyorkan untuk tidak memohon dokumen asal kepada fail peribadi - hanya salinan dalam satu salinan sahaja. Dokumen pekerja mestilah diberi perhatian khusus - kebocoran maklumat yang dimasukkan ke dalam dokumentasi semacam ini boleh membawa ketua masalah. Lagipun, apabila mengumpul data pada orang bawahan, seperti yang telah disebutkan, majikan berjanji untuk memastikan kerahsiaan maklumat yang lengkap. Peraturan ini terpakai pada masa kerja, dan untuk keseluruhan tempoh penyimpanan dokumentasi selepas pemecatan bingkai. Itu sahaja. Maklumat asas mengenai pembentukan kes kader telah dipelajari sepenuhnya. Ciri-ciri dan komposisi proses ini harus diketahui dari setiap syarikat. Ada yang cuba untuk tidak melakukannya. Pendaftaran kes (peribadi) tidak wajib, tetapi sangat berguna untuk majikan.