Pertubuhan kerja dengan dokumen

Organisasi kerja dengan dokumen personil mempunyai kesan khusus terhadap kualitas fungsi aparat administrasi, serta pembentukan dan budaya buruh pekerja. Secara lebih profesional, kerja dijalankan, semakin berjaya kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Aliran kerja dalaman mana-mana perusahaan termasuk pelbagai aktiviti untuk penyediaan, penyelenggaraan, pengisian, penyalinan, penghantaran maklumat perniagaan. Sebagai persembahan amalan, kira-kira tujuh puluh peratus daripada pekerja masa yang dibelanjakan untuk aktiviti-aktiviti ini. Ia harus dikatakan bahawa organisasi kerja dengan dokumen menjadi semakin penting. Hari ini, aktiviti ini dianggap salah satu faktor utama daya saing perusahaan moden.

Pertubuhan kerja dengan dokumen menganggap pendekatan khas untuk data perniagaan yang diterima dan diproses, penyelarasan proses pembentukan dan perubahan pengedaran maklumat. Organisasi kerja yang betul dengan dokumen mengurangkan masa carian, meningkatkan ketepatan, ketepatan masa data, menghapuskan redundansi.

Mengambil kira amalan jangka panjang, tiga jenis kerja utama dengan dokumentasi telah dibangunkan: bercampur, berpusat dan berpusat.

Bentuk terakhir ini memberikan kepelbagaian pelbagai operasi penstrukturan yang sedia ada dalam pengurusan satu unit dalam perusahaan. Pembahagian itu boleh menjadi jabatan umum atau kakitangan, chancery dan sebagainya. Dokumentasi boleh dikekalkan oleh seorang yang setiausaha. Walau apa pun, tanggungjawab unit atau satu pekerja akan termasuk pelaksanaan kitaran penuh aktiviti pemprosesan dari penerimaan kepada pemindahan ke jabatan arkib. Kegiatan ini melibatkan penerimaan, pemprosesan maklumat perniagaan, pendaftaran, penyimpanan, kawalan ke atas operasi pelaksanaan, penghantaran, rujukan dan maklumat, sistematisasi sebelum dipindahkan ke arkib.

Organisasi kerja berpusat dengan dokumen dianggap paling rasional, dan dalam hal ini, dan lebih disukai. Ini benar terutamanya dalam perniagaan kecil. Apabila menggunakan kaedah sistematisasi dokumentasi ini, kos aktiviti pemprosesan maklumat dikurangkan dengan ketara. Di samping itu, organisasi buruh pekerja sangat bertambah baik. Dengan bentuk organisasi peredaran dokumen, peralatan pejabat paling berkesan, perpaduan dicapai dalam aktiviti metodologi dan pengurusan yang berkaitan dengan pemprosesan dokumentasi.

Sistem berpusat yang bertentangan adalah skema yang terdesentralisasi. Dalam kes ini, bagi setiap jabatan, perkhidmatan sendiri untuk bekerja dengan dokumentasi sedang dibentuk. Dalam unit ini semua operasi dijalankan secara autonomi. Sistem yang terdesentraliskan lebih tipikal bagi institusi dan organisasi yang berbeza di dalam aparatus yang berbeza. Di samping itu, sistem kerja ini juga sesuai untuk perusahaan tersebut, dokumentasi yang berbeza dalam beberapa spesifikasi (sebagai contoh, terdapat keperluan untuk memastikan perlindungan maklumat).

Sementara yang paling umum, adalah bentuk sistem campuran. Dalam kes ini, sebahagian dari semua operasi (sebagai peraturan, untuk menerima dan memproses dokumen yang dihantar dan diterima, penyimpanan, replikasi) dijalankan di unit pusat. Dalam jabatan struktur perusahaan, aktiviti dijalankan untuk mencetak (mencipta), sistematis, menyimpan dan menyediakan penyampaian kepada arkib.

Pilihan ini atau skim kerja dengan dokumentasi ini dilakukan mengikut struktur perusahaan itu sendiri.