Rekod arkib organisasi pengurusan: GOST, arahan, dokumen, peraturan. Garis panduan bagi pengurusan rekod arkib

kaedah-kaedah pengurusan rekod arkib mengandungi keperluan utama untuk bekerja dengan kertas dan bahan-bahan yang tidak terlibat dalam aktiviti-aktiviti semasa syarikat. Mereka digubal selaras dengan masa kini rangka kerja kawal selia, pemprosesan skop peraturan, penyusunan dan penyimpanan maklumat. terma-terma yang digunakan dalam rangka Standard set untuk Pengurusan Rekod Arkib. Apabila merangka mereka ke dalam kemajuan kira dalam penggunaan teknologi dan teknologi maklumat yang canggih. Mempertimbangkan melanjutkan dasar pengurusan rekod arkib.

kejadian

Garis panduan untuk pengurusan rekod arkib memohon kepada agensi-agensi kerajaan. Mereka juga dikehendaki untuk perniagaan yang terlibat dalam beberapa jenis kerja. Khususnya, peraturan-peraturan dikenakan di bahagian penerangan, pendaftaran, pemeliharaan dan penggunaan dokumen Arkib dana Persekutuan Rusia, yang disebut harta negeri.

Bahagian-bahagian kecil perusahaan, bekerja dengan filem, Phonographic, video, gambar, peta, sains dan teknologi, maklumat telemetri, yang ditadbir oleh peruntukan yang dinyatakan dalam perancangan dan pelaporan.

Tugas dan hak untuk membentuk organisasi dalam arkib untuk penyimpanan sementara dokumen RF AF adalah asas undang-undang sektor (dari 1993), kedudukan (dari tahun 1994 dan 1998.). Rangka kerja pengawalseliaan membentuk tindakan undang-undang kepentingan serantau. Dianggap peraturan tidak terpakai bagi dokumen, kerja yang dikawal selia oleh undang-undang Persekutuan № 5485-1 dan Keputusan Presiden № 1203 daripada 1995/11/30, yang

siap

Ia adalah pengisian semula sistematik asas dokumentari unit perusahaan. Memilih termasuk menentukan:

1. Sumber.
2. Kandungan bahan-bahan yang akan diterima.

Sebagai sebahagian daripada aktiviti ini juga dijalankan pemindahan terus dokumen ke arkib. Sebagai sumber adalah:

1. unit perusahaan.
2. fizikal.
3. struktur bawahan.

Komposisi bahan

untuk rekod arkib arahan pengurusan menetapkan pengambilalihan yang dilakukan buat sementara waktu (lebih 10 tahun) kes dan simpanan tetap. Juga meringkaskan maklumat mengenai kakitangan. Kes di mana jangka hayat kurang daripada 10 tahun, sebagai peraturan, arkib tidak dipindahkan. Ia terkandung dalam bahagian yang berkaitan perusahaan. Pada akhir jangka hayat perkara di atas hendaklah dimusnahkan. Butiran watak individu dihantar pada permintaan pemilik. Selepas itu, mereka akan dihantar ke Arkib Negara bagi kandungan kekal. pemindahan itu hendaklah juga menjadi bahan Enterprises pelopor dan dicairkan struktur bawahan.

pengurusan rekod arkib dan tatanama

pekerja yang diberi kuasa melaksanakan kerja dengan bahan-bahan maklumat perusahaan, membuat senarai yang sistematik kes. Dia memanggil nomenklatura. Pada pembentukannya menunjukkan jangka hayat bahan-bahan. untuk rekod arkib manual pengurusan menetapkan bahagian yang diberi kuasa untuk memantau dan memudahkan pemberian perkhidmatan dalam penggubalan tatanama. senarai secara bersistem berfungsi sebagai asas untuk pembentukan inventori bahan maklumat (sehingga 10 tahun) simpanan tetap dan sementara. Tatanama juga merupakan dokumen perakaunan utama. Ia digunakan untuk pendaftaran kes penyimpanan sementara, termasuk tempoh kurang daripada 10 tahun. skim sistematisasi tatanama yang ditubuhkan boleh digunakan apabila membangunkan perbuatan fail kad dilakukan.

klasifikasi

Menyimpan rekod arkib pengurusan yang dijalankan pada tiga jenis tatanama:

1. Tipikal.
2. Teladan.
3. Individu (untuk syarikat tertentu).

Pertama menentukan komposisi bahan-bahan yang dihasilkan di institusi yang sama. tatanama Standard dianggap sebagai suatu dokumen peraturan. sistematisasi anggaran menentukan komposisi anggaran bahan maklumat untuk perusahaan yang dilindungi oleh tindakan, menunjukkan indeks. Ia mempunyai watak dipuji. Jenis sistematisasi digunakan dalam pembentukan pelbagai individu dan dipindahkan ke dalam tanpa perubahan.

Ciri-ciri penyediaan

Dokumen-dokumen untuk pengurusan rekod perusahaan arkib sistematik dalam bentuk yang ditetapkan mengikut tatanama unit struktur. Yang terakhir ini harus dipersetujui dan ditandatangani oleh para pemimpin.

Penggunaan nama syarikat itu dibuat dalam bentuk umum. Ia ringkas oleh ketua arkib atau orang yang bertanggungjawab, yang ditandatangani oleh ketua pemberian perkhidmatan atau pekerja yang diberi kuasa. Tatanama mesti diluluskan oleh suruhanjaya pakar, dan kemudian diluluskan oleh pengarah syarikat itu. Selepas menjalankan prosedur ini ketua-ketua bahagian struktur perusahaan disediakan ekstrak seksyen yang berkenaan.

Tatanama bagi tahun akan datang ditubuhkan pada suku akhir tempoh semasa. Pengharmonian dijalankan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 5 tahun. Jika anda mengubah struktur dan fungsi perusahaan, tatanama baru.

Prosedur untuk menyusun Hal Ehwal

Pembentukan dipanggil kumpulan perbuatan yang dilakukan mengikut tatanama. Arkib organisasi pengurusan rekod termasuk sistematisasi maklumat mengikut nama folder. Tidak dibenarkan perkumpulan salinan pendua dan draf. Pengecualian adalah kenderaan bernilai tinggi. tidak boleh diletakkan di dalam folder kertas untuk dikembalikan.

Mengekalkan penyimpanan rekod arkib dilakukan pada penyediaan maklumat perkhidmatan bahan pengendalian berpusat, dan pada berpusat - kedua-dua unit struktur, dan pembahagian di atas. Perkumpulan dilakukan di bawah pengawasan langsung orang yang bertanggungjawab untuk keselamatan media penyimpanan. Jika perlu, boleh menjadi pekerja yang terlibat daripada Arkib Negeri.

keperluan utama

pengurusan rekod arkib dijalankan mengikut kehendak peraturan-peraturan. Dalam membentuk folder dengan pembawa maklumat perlu memenuhi syarat-syarat berikut:

1. Bahan-bahan untuk penyimpanan sementara dan kekal dikumpulkan secara berasingan.
2. folder yang termasuk dalam satu salinan setiap kertas.
3. folder harus bahan hadir untuk satu tahun kalendar. Peraturan ini, bagaimanapun, terdapat pengecualian. Ini termasuk:

• fail peribadi, yang terbentuk di sepanjang tempoh pekerja yang berkaitan;
• bahan-bahan dan struktur jawatankuasa dipilih berdiri dengan mereka, timbalan kumpulan, tegas dalam tempoh konvokesyen;
• Kertas institusi pendidikan, dilaksanakan dan dikumpulkan dalam satu tahun persekolahan;
• bahan teater, mencirikan aktiviti musim ini;
• sejarah, dan sebagainya.

folder mesti kurang daripada 250 cadar pada ketebalan tidak melebihi 4 cm.

Perkumpulan tindakan pentadbiran

pengurusan rekod arkib memerlukan sistematisasi jenis pembawa maklumat. Ini termasuk sifat dan tindakan pentadbiran. Mereka dikumpulkan mengikut jenis dan kronologi aplikasi:

1. Peruntukan undang-undang yang diluluskan oleh tindakan kawal selia, bertindak sebagai tambahan. Mereka dikumpulkan bersama. Jika peruntukan, peraturan-peraturan, undang-undang telah diluluskan sebagai tindakan berasingan, systematize mereka dalam kes-kes individu.
2. Pesanan dan keputusan struktur yang lebih tinggi bagi pelaksanaan mereka dikumpulkan mengikut bidang perusahaan.
3. Perintah yang berhubungan dengan kakitangan, sistematik mengikut tempoh simpanan. Dengan jumlah yang besar bahan-bahan maklumat perbuatan suai manfaat pada sisi yang berbeza syarikat, kumpulan berasingan.
4. Pesanan dalam bidang-bidang aktiviti yang sistematik secara berasingan daripada bertindak ke atas kakitangan. Sebagai contoh, susunan pengurusan rekod arkib termasuk dalam folder yang sama, dan pelantikan ketua bahagian bertanggungjawab - yang lain.
5. had yang diluluskan, laporan, anggaran, senarai terperinci, pelan dan sebagainya. dikumpulkan secara berasingan dari mereka projek.
6. Lokasi dokumen dalam fail peribadi dijalankan dalam perintah itu mereka diterima.
7. bil gaji kakitangan muka sistematik dalam folder yang berasingan. Mereka disusun mengikut abjad.
8. Aduan, cadangan, aduan rakyat berkenaan aktiviti-aktiviti syarikat, rekod pertimbangan dan pelaksanaan mereka dikumpulkan secara berasingan daripada aduan individu untuk urusan peribadi.
9. Sistematika surat-menyurat biasanya dilakukan dalam tempoh kalendar dalam susunan kronologi. Dalam kes ini, jawapan diletakkan selepas soalan. Sekiranya pembaharuan surat-menyurat mengenai topik tertentu, yang bermula pada tahun sebelumnya, dokumen-dokumen termasuk dalam folder bagi tempoh semasa. Dalam kes ini menunjukkan indeks daripada tahun sebelumnya.

Membuat pembawa maklumat diterima untuk disimpan dengan selamat

pengurusan rekod arkib menyediakan beberapa keperluan untuk unit struktur, bekerja dengan dokumen kertas. pembawa membuat mungkin separa atau lengkap. Ia bergantung kepada masa penyimpanan. pendaftaran penuh dijalankan berkenaan dengan dokumen sementara (lebih 10 tahun), kandungan tetap, serta bertindak ke atas kakitangan. Ia melibatkan:

1. Paperback / folder pengikat.
2. Penomboran lembaran.
3. Merangka halaman-saksi.
4. Pembentukan inventori dalaman jika perlu.
5. Membuat pelarasan kepada butir-butir luar kulit. Mereka boleh sentuh nama perusahaan, bilangan pendaftaran folder, tarikh yang melampau, dan sebagainya.

Bahan-bahan untuk penyimpanan sementara, termasuk tempoh kurang daripada 10 tahun, diundi dalam bahagian. Jadi, tidak dibenarkan untuk menjalankan sistematisasi sekuriti dalam folder, senarai tidak bernombor, jangan label jaminan.

nuansa

pengurusan rekod arkib - satu aktiviti di mana pakar menyediakan bukan sahaja pembawa maklumat keselamatan, tetapi juga peluang untuk bekerja dengan mereka mengikut keperluan semasa. Untuk tujuan ini, tindakan membentuk folder yang difailkan oleh empat tusukan dalam sampul kadbod. Mereka juga dibenarkan untuk mengikat mempertimbangkan kemungkinan membaca teks, resolusi, tarikh visa di semua kertas.

Dalam persediaan untuk pengumpulan semua pengikat logam dikeluarkan. Bahan bertujuan untuk penyimpanan kekal dan yang terdiri daripada perbuatan amat berharga atau diformat terkandung dalam folder berpagar tiga injap dengan tali atau dalam kotak khas.

Apabila di dalam dokumen yang tidak dituntut yang bersifat peribadi (buku kerja, kad, kad tentera, dan lain-lain). Mereka akan dimasukkan ke dalam sampul surat yang berasingan dan difailkan ke seluruh bahan-bahan. Pada akhir folder perlu hadir kosong lembaran-saksi. Pada awal folder dijahit bentuk untuk inventori dalaman. Untuk memastikan keselamatan dan susunan susunan setiap sehelai kertas bernombor dengan angka Arab. Peraturan ini tidak terpakai kepada halaman, dan bentuk saksi bagi inventori. Nombor dimasukkan ke dalam pensil di sudut kanan atas.

Lembaran-saksi

Ia dibuat mengikut perintah itu. Ia mengandungi perkataan dan angka:

1. Bilangan cadar dengan penomboran.
2. Bilangan halaman inventori dalaman.

Kunci kira-Saksi juga menetapkan penomboran kekhususan. Khususnya, untuk menentukan sama ada indeks, kod hilang, nombor halaman huruf dengan gambar-gambar terpaku, laman format besar, dan sebagainya. Di samping itu, pada helaian menunjukkan kehadiran risalah percetakan dalam folder, jika ia belum ditandakan dalam penomboran utama. Lembaran-saksi vised compiler. perubahan yang kemudiannya mengenai status dan komposisi folder ditandakan kepada-Nya dengan merujuk kepada akta yang berkaitan. Ia tidak dibenarkan membuat kunci kira-saksi di muka surat tajuk sesuatu folder atau perolehan bersih halaman terakhir dokumen di dalamnya.

inventori dalaman

Ia dibentuk untuk penyimpanan dan perakaunan maklumat masa bahan (lebih 10 tahun) dan kandungan yang berterusan. inventori dalaman seperti yang disusun untuk perniagaan dicipta oleh jenis dokumen, hakmilik yang kandungan itu tidak didedahkan. Borang tersebut hendaklah mengemukakan data pada nombor siri serangan di indeks folder, tajuk, tarikh, dan nombor halaman.

Untuk inventori dalaman dilampirkan rekod ringkasan. Ia dinyatakan dalam angka dan perkataan bilangan dokumen termasuk di dalamnya, serta bilangan helaian membentuknya. Menyokong pengkompil inventori dalaman. Jika folder terikat atau dikokot tanpa bentuk, senarai yang disusun melekat pada bahagian dalam kulit depan.

Perubahan dalam komposisi bahan harus dicerminkan dalam folder "nota". Secara khusus ia merujuk kepada penyingkiran, penggantian salinan kertas, termasuk dokumen tambahan di dalam folder. Pada masa yang sama meletakkan sebutan mengenai akta yang berkaitan. Jika perlu, boleh dibentuk dengan kemasukan baru ke helaian ringkasan inventori dalaman, serta tulisan menyaksikan folder.