Aliran kerja dalam perusahaan. Program Pengurusan Dokumen dan penyimpanan rekod

automasi aliran kerja adalah ukuran terpaksa oleh hampir semua perniagaan moden. Malah syarikat-syarikat kecil bekerja dengan jisim pelbagai dokumen, termasuk surat, belanjawan, invois, kontrak dan semua jenis keperluan. Ia adalah untuk sebab ini bahawa hampir setiap organisasi moden yang cuba untuk menggunakan langkah ini sebagai aliran kerja, yang disediakan dengan mengorbankan kesempurnaan dan pemeliharaan data, mudah untuk mencari dan menyimpan pelbagai maklumat dan membataskan pengoptimuman masa yang diperlukan untuk kelulusan.

Mengapa melakukannya?

Hampir mana-mana pekerja syarikat menghabiskan banyak masa cuba untuk mencari maklumat yang betul, dan statistik fasih mengatakan bahawa ia mengambil masa kira-kira separuh daripada masa bekerja. Kerana ia juga berlaku bahawa anda perlu untuk mencipta semula dan bukannya semula menggunakan mana-mana dokumen yang wujud "tempat". Ia adalah standard adalah satu keadaan di mana teks asal perjanjian adalah seorang peguam di dalam komputer, dan jurnal entri atas sekuriti mengiringi pelaksanaan kontrak yang dilaksanakan dalam sistem perakaunan, bil dan bertindak terkandung di jabatan kewangan dalam bentuk kertas, dan surat-menyurat mengenai kelakuan perjanjian kerja dalam elektronik pekerja peti mel. Ini "penyebaran" maklumat adalah amat berbahaya kepada keselamatan, integriti dan konsisten, ia adalah dalam keadaan seperti ini terdapat automasi aliran kerja yang sebenar.

Melalui pengenalan sistem maklumat khusus diselesaikan majoriti utama masalah. Sebagai contoh, beberapa sistem belanjawan yang menyediakan keupayaan untuk mewujudkan satu sistem belanjawan saling berkaitan, diikuti dengan pembentukan dan penyimpanan pelbagai versi dokumen-dokumen tersebut, dan juga sebagai petunjuk status mereka. Oleh itu masalah ini sebahagiannya diselesaikan dokumen bajet dengan menggunakan sistem tersebut.

Tetapi jangan lupa bahawa rangka kerja semasa belanjawan, serta perakaunan dan ERP-sistem dalam majoriti kes bekerja dengan maklumat berstruktur, iaitu jenis data yang boleh dicipta dan disimpan dalam bentuk jadual. Menurut kebanyakan pakar, jumlah data mana-mana maklumat perniagaan berstruktur moden menyediakan hanya 20%, manakala selebihnya termasuk e-mel, dokumen teks, pelbagai laporan rundingan dan mesyuarat, imej, dan lain-lain Selalunya, tanpa menjalankan kajian maklumat yang tidak berstruktur semata-mata tidak mungkin untuk membuat kontektsta penilaian biasa, yang sudah ada berstruktur. Penyimpanan, pengumpulan dan pemprosesan berikutnya data tersebut disediakan dengan menggunakan langkah-langkah seperti aliran kerja, dan pengurusan kandungan maklumat sistem.

Apa yang ia?

Dengan bantuan sistem pengurusan dokumen elektronik memberikan organisasi mana-mana interaksi antara kakitangan sebuah organisasi berdasarkan dokumen yang dikemukakan. Lagi 1C dokumen memperuntukkan penciptaan dokumen, kemungkinan menggerakkan mereka pada organisasi dan mengekalkan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen dan proses yang telah dinyatakan dengan menggunakan mereka. Oleh itu, dokumen elektronik menyediakan besar syarikat itu kelebihan, menterjemahkan kerjanya sebenarnya tahap yang baru.

Tiap-tiap dokumen tunggal dalam sistem elektronik ini dicirikan oleh satu set keseluruhan butiran yang mencirikan unik (sering dirujuk sebagai set seperti kad). kad mungkin mengandungi pelbagai maklumat, termasuk jenis dokumen, tarikh pembentukan dan perubahan, penulis, serta ruang penyimpanan dan banyak lagi. Dalam sistem pengurusan dokumen masa depan akan menyediakan penyimpanan dan mendapatkan semula dokumentasi yang diperlukan mengikut butiran yang telah dinyatakan dalam kad.

peluang

pengurusan dokumen elektronik menyediakan organisasi dengan bukan sahaja banyak kelebihan, tetapi ia juga membuka banyak kemungkinan baru, yang juga penting.

kawalan berpusat

Tidak kira berapa besar adalah ini atau itu sistem syarikat pengurusan dokumen membolehkan perubahan pesat dalam bentuk dokumen yang beredar di atasnya. Sebagai contoh, untuk menukar borang permohonan bagi mana-mana kos pelbagai pusat tanggungjawab hanya untuk membuat pelarasan kepada template cukup tuntutan itu, yang telah disimpan di dalam sistem. Selepas itu, pekerja yang mengisi permohonan itu tidak akan dapat menggunakan dokumentasi bentuk usang, kerana permohonan itu diisi dan dihantar melalui sistem.

Dokumentasi sokongan kitaran hayat

Tiap-tiap dokumen yang akan berputus asa dan diproses di mana-mana perusahaan, semestinya akan melalui beberapa peringkat ditetapkan. Sebagai contoh, apabila ia datang kepada bajet korporat, ia adalah perlu untuk membuat, dan kemudian meluluskan dan melaksanakan pada masa-masa tertentu. Selepas itu, pelbagai prestasi sebenar dan dirancang bajet tertakluk kepada analisis yang teliti dan dihantar ke arkib. Dalam 1C dokumen menyediakan kawalan ketat ke atas kitaran hayat dokumen, dengan mengambil kira keperluan asas persekitaran korporat, serta pelbagai peraturan undang-undang dan standard industri perniagaan syarikat.

kerja berpasukan

sistem pengurusan dokumen elektronik menyediakan lebih daripada sekadar organisasi kerja kolektif pada dokumen, dan dengan kehadiran akan menjadi pakar-pakar yang berada di dalam pejabat yang berbeza atau di bandar-bandar yang berbeza.

Sistem ini menyimpan jumlah yang cukup besar versi dokumen yang sama, selain daripada mengarahkan dan perubahan, mereka boleh memberikan keterangan pada data, iaitu, menambah kepada mereka beberapa komen dan nota, tanpa menjejaskan maklumat asas, yang dia mesti melaksanakannya.

kerahsiaan

ciri agak penting sistem tersebut adalah bahawa dalam 1C dokumen yang sama boleh melanggan melalui tandatangan digital khas diikuti oleh penyulitan. Ini menjadikan ia mungkin bukan sahaja untuk mengesahkan kesahihan apa-apa maklumat, tetapi juga pasti secara unik dengan penulis, dan juga untuk mencapai keselamatan yang paling berkesan untuk menyimpan pelbagai data, jika perlu.

routing

Jika sistem pengurusan dokumen elektronik tidak boleh didapati, maka dalam kes pekerja yang mengambil bahagian dalam penciptaan sekuriti tertentu, semestinya memahami yang terbaik untuk memindahkan sekuriti ini. pengurusan dokumen elektronik dalam perusahaan untuk memindahkan data secara automatik orang yang tepat.

Dengan sendirinya, routing adalah percuma dan tegar. Percuma menyediakan peluang untuk mendokumentasikan arah mutlak mana-mana penerima yang sesuai, manakala tegar menyediakan peraturan yang paling tepat, tetapi dalam kes-kes khas tindakan diprapasang dalam dokumentasi sistem-undang jalan raya boleh menjadi jeda sedikit (contohnya, jika anda perlu menghantar dokumen draf untuk semakan beberapa pakar luar).

kawalan akses

Terdapat beberapa pilihan bagaimana untuk membezakan antara kuasa-kuasa yang berbeza daripada pekerja syarikat dari segi pengurusan dokumentasi. Oleh itu, aliran kerja canggih membolehkan seseorang untuk memberikan kawalan penuh ke atas data menghadkan keupayaan untuk mengedit atau membenarkan hanya pandangan atau menganotasi mana-mana fail. Ini dapat memudahkan kerja dengan data yang berbeza, dan yang penting - ia menjadi lebih selamat.

integrasi

Untuk memastikan integriti data maksimum, yang diundi dalam syarikat tertentu, pengurusan dokumen elektronik dalam perusahaan memperuntukkan integrasi sistem yang dipasang dengan orang lain - kewangan, industri, analisis, dan lain-lain Melalui integrasi seperti mempunyai sistem aliran kerja moden kerap dibuat menggunakan sebagai sejenis penghubung di antara pelbagai jenis perisian.

Dokumen semua sistem, secara logik yang berkaitan dengan maklumat ini, yang dipanggil konteks. Ia boleh termasuk kandungan kertas atau e-mel, faks, dokumen pembayaran, rekod aktiviti, video atau rakaman audio, dan juga banyak maklumat lain. Konteks dokumen itu boleh ditambah secara manual atau sepenuhnya mengautomasikan proses, bergantung kepada keutamaan dan keperluan pengurusan.

Sebagai contoh, sistem moden automasi aliran kerja dalam proses pembentukan dan perubahan berikutnya dalam belanjawan boleh digunakan beberapa maklumat kontekstual lain:

• semua jenis penyelidikan pasaran, termasuk bukan sahaja sendiri tetapi juga orang-orang yang telah diperolehi daripada sumber-sumber luar;
• Pelbagai perjanjian dengan rakan-rakan (pembeli atau penjual);
• undang-undang dan rujukan dokumen khas;
• dokumentasi tambahan, yang mencerminkan itu sendiri apa-apa batasan atau andaian (sebagai contoh, kadar inflasi, kadar pertukaran dan data lain);
• minit mesyuarat, diadakan untuk membincangkan mana-mana versi bajet, dan termasuk semua jenis comments pekerja dan pemerhatian peserta dalam proses (sering dokumen tersebut dihantar di kalangan semua pekerja melalui e-mel dan disimpan secara berasingan daripada fail maklumat belanjawan).

Seorang pengguna yang bekerja dengan bajet, pada bila-bila masa, jika perlu, boleh melihat mana-mana dokumen di atas, teknologi aliran kerja moden membolehkan beliau untuk melakukan ini tanpa sebarang carian tersebut.

Apa sistem yang digunakan dengan kami?

Salah satu penyelesaian perisian yang paling popular yang boleh didapati di syarikat-syarikat Rusia boleh dipanggil gabungan utiliti Microsoft Outlook dengan Microsoft Exchange Server. Permohonan pertama, pada dasarnya, ditetapkan pada hampir setiap komputer, manakala Exchange Server sering diambil untuk digunakan sebagai pelayan e-mel sepenuhnya. Walaupun fakta bahawa syarikat-syarikat yang sudah beberapa ketika dahulu adalah pengenalan dokumen elektronik diadakan, program tersebut hanya digunakan sebagai platform untuk e-mel, selepas beberapa tetapan berpusat walaupun perisian ini boleh digunakan sebagai aliran kerja automasi agak berfungsi untuk hampir semua organisasi .

Pada masa ini, pasaran Rusia dipenuhi dengan berpuluh-puluh sistem yang berbeza, dengan cara yang automasi pengurusan dokumen, dan perisian yang sama menawarkan bukan sahaja Barat, tetapi juga pemaju domestik. Walaupun Microsoft, selain daripada program di atas, menawarkan utiliti walaupun sama seperti Server Pengurusan Kandungan atau SharePoint Portal Server.

Yang paling berkuasa di kalangan semua sistem yang sedia ada dianggap Documentum, tetapi syarikat-syarikat terutamanya yang besar menggunakan proses automasi ini. Aliran kerja daripada beberapa syarikat dengan mengorbankan perisian automatik pakej Lotus Notes, tetapi ramai memanggil ia sejenis "pereka untuk pengaturcara", seperti yang disediakan atas dasar sistem yang lengkap adalah agak sukar.

Apakah perbezaan di antara sistem Rusia dan Barat?

Jika kita bercakap mengenai perbezaan utama antara utiliti dalam dan luar negara, mereka boleh didapati dalam mendaki keupayaan. Sebagai contoh, jika sistem pemaju Western boleh beroperasi dalam hampir semua sistem operasi, ia kebanyakannya domestik dibangunkan hanya untuk mana-mana satu daripada mereka, dan sudah tentu, bahawa ia sering Windows. sistem barat dikonfigurasi untuk menggunakan mana-mana DBMS. Apa-apa sistem Federation kekangan teruk boleh menghalang kemungkinan membina cross-platform, penyelesaian bersepadu.

Mengenai fungsi, perbezaan utama terletak pada hakikat bahawa dalam dokumentoproizvodstva automasi Barat dan aliran kerja melaksanakan beberapa program yang boleh dikeluarkan di bawah satu jenama, tetapi sasaran untuk pelbagai tujuan. Sebagai contoh, Documentum menawarkan beberapa produk individu, yang digunakan untuk automasi penuh dan integrasi dengan ERP sistem, menyokong reka bentuk dan kejuruteraan pengurusan dokumen, dan lain-lain Majoriti utama perisian dibangunkan di Rusia, bertujuan untuk menyelesaikan masalah tertentu.

Juga diperhatikan adalah bahawa perbezaan utama terletak pada pendekatan kedua-dua pihak untuk apa yang sistem aliran kerja automasi. sistem barat adalah bertujuan untuk menyediakan automasi lengkap dan susulan sokongan melalui pelbagai proses perniagaan dalam organisasi, manakala majoriti program domestik untuk mengautomasikan fungsi tertentu sahaja.

Kos sistem barat anggaran antara $ 400 hingga $ 1,000 untuk setiap kerja, tidak termasuk kos pelaksanaan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk memastikan dokumen elektronik normal. Sering pengenalan diri kos kira-kira separuh kos biasa lesen, kerana kebanyakan program untuk automasi aliran kerja melaksanakan pelbagai promosi, tetapi dalam sesetengah keadaan harga suatu perintah magnitud yang lebih besar. Salah satu yang paling sukar adalah sentiasa projek automasi dokumentasi kewangan untuk pelaksanaan projek-projek tersebut menelan belanja kira-kira 2-3 kali lebih tinggi daripada kos lesen.

perisian domestik dijual dengan $ 200-600 setiap tempat duduk, dan di samping itu diambil kira kos program tambahan dan pelbagai peralatan. Pada akhirnya, pengiraan nilai perbandingan dijalankan dalam banyak cara yang sama seperti dalam sistem barat.

ciri-ciri

Dalam majoriti kes-kes sebagai arah keutamaan automasi adalah proses yang berkaitan dengan pengharmonian dokumen, sebagai contoh, proses persiapan awal dan pelaksanaan selanjutnya daripada belanjawan. Walau bagaimanapun, banyak pasukan kini menggunakan automasi pejabat dan aliran kerja, iaitu, dengan prosedur pendaftaran dokumen keluar dan masuk.

Pengenalan kepada sistem elektronik tidak jauh berbeza daripada pengenalan mana-mana sistem automatik yang lain, oleh itu ia adalah perlu untuk kekal di atas ciri-ciri tersendiri projek ini.

Penciptaan storan perusahaan kelas

Pengenalan Dokumen automasi dalam mana-mana kes, memperuntukkan repositori korporat tertentu di mana untuk menyimpan semua dokumentasi. Struktur logik penyimpanan, pembangunan dan pelaksanaan selanjutnya dasar keselamatan, serta penyimpanan dokumen hierarki memerlukan ketepatan maksimum dan telah dijalankan pada peringkat awal projek.

Perlu diingat bahawa fungsi storan boleh digunakan pada awal reka bentuk, jadi pada peringkat awal boleh dibuat untuk menggerakkan semua dokumen dari lokasi simpanan semasa ke repositori korporat tunggal. Akibatnya, pengguna boleh membiasakan diri dengan mana-mana fungsi utama sistem, dan pada masa yang sama menguasai dan permohonannya. Mempercepatkan penyesuaian pekerja untuk melaksanakan sistem boleh melalui penggunaan fungsi-fungsi perkhidmatan seperti makluman mengenai perubahan kepada dokumentasi, kemunculan dokumen baru, dan lain-lain

Oleh itu, aliran kerja yang diperlukan untuk mana-mana syarikat moden yang bertujuan untuk membangunkan dan meningkatkan operasinya.