Kepada keperluan bilik arkib. Peraturan asas organisasi Arkib

arkib boleh dalam bentuk unit struktur yang berasingan sesebuah organisasi atau menjadi sebahagian daripada kehidupan pejabat. Ini bergantung kepada jumlah dokumen yang sedia ada.

Cara menyusun ia

Mewujudkan arkib mana-mana perniagaan atau organisasi memerlukan satu set langkah-langkah tertentu:

1. Anda perlu untuk memilih ruang penyimpanan yang sesuai untuk menyimpan dokumen-dokumen dan betul melengkapkan ia.
2. Penjagaan perlu diambil untuk mewujudkan keadaan yang memenuhi piawaian.
3. Ia adalah perlu untuk melengkapkan ia dengan titik pandangan teknikal - untuk membeli dan memasang peralatan yang diperlukan untuk arkib.
4. repositori pasti akan prosedur dianjurkan untuk organisasi arkib semua dokumen yang diperlukan.
5. Ia mesti dibangunkan dan diluluskan oleh rangka kerja pengawalseliaan unit.

Pelaksanaan langkah-langkah memastikan keselamatan dokumen arkib dan menjaga mereka dalam keadaan yang diperlukan.

Yang arkib yang

Dan apakah keperluan adalah untuk pekerja-pekerja yang akan terlibat dalam penganjuran arkib dan penyimpanan lagi dokumen? Mereka boleh menjadi kedudukan digabungkan dan penjaga gol mereka, sebagai contoh, seorang setiausaha atau penyambut tetamu yang?

Arkib - pakar yang tugas adalah untuk menganjurkan aktiviti-aktiviti arkib. Untuk keselamatan dokumen-dokumen yang diamanahkan kepadanya, dia menanggung tanggungjawab sepenuhnya. kerja-kerja yang tidak mungkin tanpa lulus arahan tertentu mahupun (jika perlu) latihan di institusi Arkib Negeri.

Fungsinya boleh dipindahkan kepada pekerja lain yang bekerja sambilan. Biasanya, tanggungjawab arkib yang diberikan kepada pekerja individu dalam hal jika jumlah yang didepositkan dengan dokumentasi yang cukup besar. Dalam organisasi yang besar, perjawatan jawatan yang berasingan untuk tujuan ini. Dalam kes ini, walau bagaimanapun, ia biasanya terdiri huraian kerja menyatakan jenis-jenis kerja yang diamanahkan kepada arkib itu, serta hak dan kewajipannya.

Perkara utama - prosedur

Kes jangkitan kepada organisasi arkib mengikut grafik dibangunkan khas. lukisan beliau perlu bersetuju dengan ketua-ketua setiap jabatan, yang akan menghantar dokumen-dokumen dan diluluskan oleh arkib itu. Sejak dokumen kerja dalam arkib tidak hanya disimpan, tetapi juga kadang-kadang digunakan, menentukan peraturan isu mereka (jika berkenaan) mengemukakan permohonan dalam organisasi anda, dan juga pihak berkepentingan luar.

Penghantaran dokumen yang disambut dalam buku-buku tertentu pendaftaran. terdapat keperluan, perintah, bertindak ke atas pemindahan kes untuk penggunaan sementara pihak ketiga prosedur untuk proses pendaftaran (antara lain ini mungkin termasuk pejabat pendakwa dan mahkamah). dokumen yang dikeluarkan sehingga satu bulan pekerja sendiri, dan sehingga tiga bulan - wakil-wakil struktur parti.

Peraturan asas organisasi Arkib

Bertindak arkib, serta mana-mana unit struktur berdasarkan peruntukan khas, yang diluluskan oleh pihak pengurusan. Pekerja daripadanya dalam kerja mereka mematuhi deskripsi tugas mereka sendiri. Peruntukan yang diterima pakai oleh syarikat itu, menggariskan peraturan asas arkib (status ukuran fungsi hak dan tanggungjawab dan komposisi dokumen yang diperlukan). Dengan tugas-tugas asas termasuk:

1. Melengkapkan arkib dokumen, komposisi yang disenaraikan dalam bahagian yang berasingan, Peraturan-Peraturan.
2. Menyimpan rekod bahan dan memastikan mereka selamat.
3. Untuk membangunkan untuk menyediakan dokumen boleh mencari bantuan.
4. Membolehkan anda untuk menggunakan prosedur yang disimpan dalam bahan arkib.

Jika organisasi anda mempunyai dokumen yang mungkin relevan kepada Kumpulan Wang Arkib Persekutuan Rusia, kemudian menyediakan dan menyerahkan mereka untuk simpanan kekal di negeri penyimpanan adalah salah satu masalah luar unit struktur.

fungsinya

fungsi arkib sistematik berasal dari tugasnya. Yang utama adalah seperti berikut:

1. Mengekalkan senarai sumber-sumber mereka sendiri pengambilalihan, iaitu, organisasi atau unit perniagaan.
2. Mengambil daripada mereka secara teratur dokumen-dokumen untuk disimpan dengan selamat.
3. Mengambil kira bahan-bahan dan memastikan keselamatan lengkap mereka.
4. Membentuk dan mengekalkan sistem bantuan dalam talian, yang berkaitan dengan dokumen-dokumen arkib.
5. Perjalanan pengurusan perkhidmatan maklumat dan semua unit struktur organisasi.
6. Menyusun isu dan menggunakan dokumentasi mengikut keperluan individu dan organisasi lain, untuk mempertimbangkan dan menganalisis proses penggunaan.
7. Menyediakan penyata dan jawapan rasmi kepada warganegara meminta bersifat sosial dan undang-undang.
8. Menjalankan aktiviti pada pemeriksaan nilai dokumen, menyusun, pemindahan prosiding dengan tujuan untuk simpanan kekal di dalam arkib perbandaran atau negeri (dalam kes apabila organisasi adalah salah satu sumber di atas pengambilalihan arkib).
9. Memeriksa ketepatan pembentukan dan arkib fail dalam pemerolehan sumber - kedua-duanya dalam unit struktur mereka sendiri dan organisasi lain.
10. Untuk mengatur kerja pada menjaga tatanama syarikat perniagaan.
11. Menyediakan bantuan praktikal dan metodologi dengan dokumentasi setiap pecah bahagian struktur.
12. Mengambil bahagian dalam pembangunan arkib dan rekod pengurusan.
13. Untuk mengambil bahagian dalam acara yang diadakan bagi tujuan melatih arkivis dan pekerja dalam jawatan yang berkaitan dengan pengurusan dokumen.

Di mana untuk meletakkan ia

Mari kita mempertimbangkan apa yang ada untuk keperluan bilik arkib. Yang paling penting daripada apa yang perlu dipertimbangkan, - untuk meletakkannya di mana-mana tidak dibenarkan dalam bangunan bangunan watak lama bangunan kayu, yang boleh menjadi mentah, bukan sahaja di dalam bilik utama, tetapi attics dengan bawah tanah, dan juga di bangunan, mempunyai pemanasan dapur.

Jika struktur yang sama secara keseluruhan disesuaikan untuk penyimpanan dokumen kertas, maka arkib semestinya bermakna bilik terpencil.

Jika organisasi anda dalam masa terdekat merancang untuk menubuhkan arkib sendiri, di sini anda mempunyai peluang untuk membiasakan diri mereka dengan senarai keperluan yang perlu dipertimbangkan dalam proses penyediaan. Jadi, apakah keperluan utama ke bilik arkib, yang misinya - untuk berhati-hati dan selamat menyimpan semua dokumen yang diperlukan?

Senarai apa yang diperlukan akan disediakan

1. Arkib.
2. Bilik ini direka untuk penerimaan dokumen, simpanan sementara dan penyesuaian.
3. Bilik di mana dokumen-dokumen yang akan digunakan.
4. Bilik operasi (atau bilik) untuk pekerja.

Apabila ruang tidak mencukupi ...

Dalam kes di mana ruang bilik fail tidak membenarkan kemungkinan penculikan di bawahnya beberapa bilik ruang tunggal berdedikasi perlu dibahagikan kepada zon dipisahkan oleh partition. Keperluan asas, yang perlu dipatuhi dalam kes ini - diasingkan daripada satu lokasi storan yang lain dokumen dan bekerja dengan mereka.

Sebuah bilik yang berasingan atau yang dibina khas dan disesuaikan sebagai bangunan penyimpanan dokumen yang digunakan sebagai sandaran, diperlukan untuk dikeluarkan daripada objek yang membawa risiko dari segi kemungkinan kebakaran. Sebagai contoh boleh disebut juga tempat meletak kereta, garaj dan stesen minyak. Yang berdekatan dengan bangunan atau premis arkib tidak perlu menjadi objek yang menjadi punca pencemaran udara.

Sebaik-baiknya, fail perlu sentiasa diletakkan di dalam yang berasingan, yang ditetapkan hanya untuk bangunan ini dibina dengan semua peraturan dan peraturan-peraturan yang diperlukan. Tetapi, malangnya, realiti itu menetapkan terma, dan dalam kebanyakan organisasi, dokumen disimpan dalam kemudahan yang telah sedia ada, ditukar dan disesuaikan untuk tujuan ini.

Bahawa hak untuk bercakap

Mempunyai pengetahuan tentang keperluan pengawalseliaan untuk bangunan dan premis arkib. Mereka adalah seperti berikut:

1. Bangunan, yang sepatutnya mempunyai masa depan simpanan diperlukan untuk merujuk kepada jumlah pentadbiran. Ia adalah dilarang untuk meletakkan arkib di mana terdapat perkhidmatan katering, gudang makanan, kedai-kedai dari kategori bahan-bahan mudah terbakar dan agresif, serta teknologi kimia relevan digunakan.
2. Dikecualikan meletakkannya di dalam bilik tak panas dan di mana tidak mematuhi keperluan kebersihan. Pada unacceptability bangunan arkib rosak dinyatakan di atas.
3. Ia adalah penting untuk mematuhi keperluan api bagi bilik arkib. keselamatan untuk kebakaran mungkin - salah satu syarat utama penyimpanan yang selamat dokumentasi. Pada Januari 2009, Kementerian Kebudayaan Rusia mengeluarkan perintah No. 3 menerima pakai satu siri keperluan peraturan yang dinyatakan dalam peraturan-peraturan khas keselamatan kebakaran kerajaan Persekutuan Rusia dan arkib perbandaran. Apabila peranti daripada peraturan penyimpanan dokumen perlu dipatuhi tanpa gagal.
4. Rekaan bangunan ini adalah untuk memastikan kemustahilan banjir. Bilik ini perlu mempunyai pintu kecemasan. Tiada sekali melaluinya paip utama (air-bearing atau gas).

Adakah mungkin untuk memfailkan penempatan di bawah tanah?

Ia tidak digalakkan penempatan simpanan arkib di dalam bilik bawah tanah, tingkat atas atau perubahan sebagaimana ruang loteng itu.

Dalam situasi kecemasan mungkin ada pengecualian kepada peraturan ini. Mereka diterima apabila ruangan bawah tanah kering dan mempunyai dipanaskan, dilengkapi dengan pengudaraan mekanikal, mampu untuk menyediakan untuk satu atau dua jam breathability tiga kali ganda. Arkib untuk loteng atau loteng adalah mungkin hanya dengan syarat bahawa suhu dan kelembapan keadaan yang sesuai.

Satu keperluan yang sangat penting bagi premis arkib berkenaan dengan peranti pendawaian. Ia wajib ditutup dengan soket kedap udara. Tali peralatan elektrik mudah alih disediakan dengan penebat getah. tidak perlu diletakkan di dalam atau penyimpanan yang biasa pemutus litar lantai.

Yang dipilih bukan debu dan bahan-bahan bukan menghakis sebagai bahan binaan untuk kemasan repositori arkib. sistem pemadam perlu dilengkapi dengan cara neutral, selamat untuk dokumen. Ia tidak dibenarkan untuk menggunakan api di kedai, memasukkan pemanas atau tempat objek asing.

untuk meringkaskan

Selepas pengurangan kawasan yang dipilih dengan mematuhi semua keperluan di atas ke bilik arkib, mengambil keputusan muktamad mengenai kesesuaian atau ketidaksesuaian untuk digunakan. Mengambil keputusan itu selepas memeriksa stesen kebersihan dan epidemiologi yang mungkin dan neraka Penyeliaan Negeri. arkib boleh diletakkan di mana sahaja yang dijadualkan hanya selepas prosedur pemeriksaan terperinci.

Tujuannya - untuk menjelaskan bilik api dan menentukan tahap yang sesuai, untuk memeriksa ketahanan struktur utama, memastikan kekuatan pertindihan antara lantai dalam pengiraan beban potensi (peralatan untuk arkib dan berat dokumen disimpan), menyemak ketersediaan dan status semasa pengudaraan dan pemanasan sistem.

Dalam audit yang terlibat sebagai wakil-wakil organisasi (biasanya pekerja arkib masa depan), dan pekerja bagi semua perkhidmatan yang berkaitan - .. Building, kebakaran, keselamatan, dan lain-lain keputusan peperiksaan ditunjukkan dalam penyediaan akta akhir.