Pesanan sampel pada kakitangan. HR outsourcing: Pesanan

Perintah untuk kakitangan adalah antara sumber utama aliran kerja di perusahaan moden. Apakah spesifikasi kompilasi mereka? Bagaimana rupa dokumen seperti ini?

Apakah arahan untuk kakitangan?

Perundangan Rusia, mengawal selia pengurusan rekod kakitangan, mengandaikan penggunaan tetap pelbagai tindakan undang-undang tempatan di perusahaan. Antara ini adalah pesanan. Adalah lazim untuk mengklasifikasikannya kepada 2 jenis utama. Iaitu:

• Mengenai pesanan yang berkaitan dengan aktiviti utama;
• Mengenai pesanan yang dikeluarkan bagi tujuan menguruskan kakitangan perusahaan.

Dalam kes ini kita bercakap mengenai tindakan undang-undang jenis kedua.

Perintah kakitangan - jenis dokumentasi pentadbiran perusahaan. Sumber-sumber ini diterbitkan oleh syarikat untuk pendaftaran sah:

• Kakitangan;
• Mengalihkan kakitangan dari satu pekerjaan ke yang lain;
• Perintah kepada pekerja tertentu atau kolektif secara keseluruhannya;
• Pemecatan pekerja.

Tugas-tugas ini menganggap bahawa firma akan mengeluarkan jenis pesanan yang sesuai untuk kakitangan. Bagaimana mereka boleh?

Sebagai contoh, terdapat pesanan:

• Mengenai perlantikan pekerja, apabila dibebaskan dari pejabat;
• Pada pemberian, menggalakkan pekerja;
• Memindahkan pekerja ke kedudukan lain.

Pengenalan dan pembetulan maklumat yang dicatatkan di dalam buku kerja dan dokumen kakitangan lain, dalam banyak kes, dijalankan atas dasar pesanan yang dipersoalkan.

Bentuk pesanan untuk aktiviti utama

Di perusahaan Rusia, pesanan bersatu untuk kakitangan digunakan secara aktif - berdasarkan borang yang diluluskan dalam pelbagai sumber undang-undang. Yang utama adalah Surat Keputusan Jawatankuasa Statistik Negeri No. 1 yang dikeluarkan oleh jabatan pada 5 Januari 2004. Jenis-jenis asas berikut untuk kakitangan dibezakan, seperti yang ditentukan oleh Resolusi yang berkaitan:

• Pada kemasukan seorang pekerja (ia dibuat berdasarkan satu bentuk T-1 atau T-1a yang bersatu, yang pertama adalah yang peribadi, yang kedua adalah yang disatukan);
• Mengenai pemindahan pekerja (borang T-5, T-5a);
• Mengenai pelepasan pekerja semasa cuti (dokumen T-6, T6a);
• Mengenai penamatan kontrak (borang T-8, T-8a);
• Semasa perjalanan pakar (dokumen T-9, T-9a);
• Menggalakkan pekerja (borang T-11, T11-a).

Harus diingat bahawa peredaran dokumen perusahaan juga dapat menggunakan bentuk pesanan mereka sendiri, jika hal ini tidak dilarang oleh undang-undang. Ini juga mungkin sekiranya satu atau satu lagi sampel pesanan kakitangan dalam bentuk borang bersatu tidak diluluskan oleh undang-undang.

Jika firma membuat dokumen tertentu secara berasingan - disyorkan untuk memohon peruntukan piawaian khas negara, GOST R 6.30-2003. Bagaimanakah susunan seragam untuk kakitangan kelihatan seperti? Satu contoh dokumen sedemikian adalah dalam gambar di bawah.

Dalam hal ini, contoh pesanan untuk menyewa di bawah bentuk seragam No T-1 dipertimbangkan.

Bentuk pesanan seragam paling sering digunakan dalam organisasi belanjawan, serta di perusahaan negeri. Dalam banyak kes, ini adalah disebabkan oleh ketersediaan sampel sumber jabatan yang diluluskan.

Sebaliknya, dalam firma swasta sering menggunakan bentuk pesanan mereka sendiri. Tetapi, sebagai peraturan, hanya dalam kes-kes tersebut apabila dokumen bersatu belum diluluskan untuk menyelesaikan tugas-tugas kakitangan. Sekiranya mereka beredar, biasanya syarikat tidak meluangkan masa mencipta bentuk-bentuk baru yang, sebenarnya, akan menduplikasi yang bersatu. Yang, lebih-lebih lagi, dicirikan oleh tahap kemudahan yang agak tinggi, dari segi struktur.

Bagaimanakah sampel pesanan kakitangan yang dibangunkan oleh syarikat kelihatan seperti? Satu contoh salah satunya adalah dalam gambar berikut.

Dalam kes ini, pesanan sampel diluluskan untuk meluluskan jadual cuti. Ia biasanya diwakili dalam struktur yang agak mudah.

Perlu diingatkan bahawa biasanya perusahaan tidak mempunyai alasan khusus untuk menggantikan borang bersatu dengan sampel intrasorporat - melainkan syarikat mengatur format pengeluaran yang sangat rumit yang memerlukan penubuhan mekanisme perakaunan yang berasingan. Atau, jika struktur mereka cukup mudah - seperti dalam kes dengan jadual cuti.

Perlu diingat bahawa terdapat beberapa kriteria untuk mengelaskan pesanan yang dipersoalkan. Antaranya adalah struktur dokumen. Mari kita perhatikan ciri-cirinya dengan lebih terperinci.

Struktur pesanan: dokumen mudah dan rumit

Oleh itu, kriteria yang paling penting untuk mengklasifikasikan pesanan yang dipertimbangkan ialah struktur. Selaras dengan itu, dokumen dibahagikan kepada dua jenis asas - ringkas dan kompleks.

Perintah jenis 1 dicirikan oleh kehadiran satu blok pentadbiran (dengan perkataan "menerima", "menolak," "diterjemahkan," dan lain-lain). Jika ini, sebagai contoh, merupakan perintah untuk pelantikan seorang pakar, maka ia akan dianggap sebagai individu, jika dalam bidang kuasanya terdapat beberapa pekerja, ia akan disebut sebagai dokumen ringkasan.

Sekiranya terdapat beberapa blok pentadbiran di sumber itu, maka ia akan dianggap sukar. Mereka agak biasa, tetapi penggunaan mereka dianggap sebagai proses yang sangat sukar difahami walaupun dengan menggunakan penyelesaian teknikal moden, kerana dalam hal ini mungkin diperlukan untuk membandingkan sejumlah besar data yang terletak di bahagian yang berbeda, pada intinya.

Sekarang mari kita teruskan untuk mengkaji pelbagai elemen struktur dokumen yang boleh mengandungi pesanan dalam organisasi.

Unsur-unsur struktur pesanan untuk kakitangan

Elemen utama pesanan adalah bahagian. Ia terdiri daripada barangan. Mereka mesti dimasukkan dalam perintah itu berdasarkan dokumen tertentu. Dalam kes ini, anda perlu membawa pautan kepadanya. Jika, sebagai contoh, suatu perintah dibuat untuk melantik seseorang ke kedudukan, perkara-perkara yang berkaitan boleh dimasukkan dalam dokumen berdasarkan:

• Pernyataan peribadi pekerja;
• Kontrak pekerjaan;
• Nota dari ketua yang mewawancarai pekerja atau memutuskan untuk melantiknya secara lain;
• Perbuatan entiti korporat;
• Memo.

Adalah disyorkan untuk memasukkan perkataan "asas" dalam susunan itu, kemudian - untuk menunjukkan rujukan kepada dokumen tertentu. Sumber yang dianggap harus mencerminkan hakikat bahawa seseorang yang dilantik ke kedudukan tertentu mengetahui dengan ketentuan perintah itu. Dalam kes ini, perlu dimasukkan dalam dokumen frasa "dengan pesanan yang diketahui", selepas itu pekerja yang mempelajari sumber yang relevan meletakkan tandatangannya dan menunjukkan tanggalnya.

Di dalam perintah - khususnya, jika penyimpanan rekod kakitangan dijalankan, sekali lagi, untuk mencerminkan hakikat pelantikan pekerja ke jawatan itu, adalah perlu untuk memberikan kata-kata yang sah secara signifikan. Sebagai contoh, berkaitan dengan tempoh kontrak dengan pekerja, jumlah gaji, jadwal karyanya.

Oleh itu, struktur tipikal pesanan pada kakitangan mengandaikan kehadiran di dalam blok yang mencerminkan:

• Tindakan pentadbiran pengurusan syarikat;
• FIO dan maklumat lain mengenai pekerja;
• Tarikh kemasukan suatu perenggan dokumen;
• Kata-kata penting lain perintah itu.

Dokumen yang dipertimbangkan boleh ditambah dengan pelbagai aplikasi. Mereka boleh diwakili dalam lingkungan terluas. Oleh itu, dalam lampiran pesanan kepada kakitangan, senarai kedudukan pekerja yang berada di bidang kuasa dokumen yang relevan dapat dicerminkan. Dalam lampiran kepada data pesanan yang boleh dipertimbangkan secara bermasalah secara langsung dalam teks dokumen boleh diperbaiki - contohnya, ia boleh menjadi graf, gambar, gambar rajah, yang diperlukan untuk menjelaskan kandungan teks dokumen itu.

Perintah penggubalan: apa yang perlu dicari?

Apakah yang perlu saya perhatikan apabila memproses dokumen yang dipersoalkan?

Pertama sekali, sebagai nota pakar, pesanan penggubalan untuk kakitangan tidak boleh dijalankan menggunakan singkatan. Perkataan harus dimasukkan dalam dokumen tanpa singkatan.

Kriteria yang paling penting seterusnya untuk pendaftaran dokumen yang berkaitan adalah kekurangan maklumat mengenai sumber dengan masa penyimpanan yang berbeza. Sebagai contoh, pesanan yang berkaitan dengan percutian dan perjalanan perniagaan untuk kakitangan disimpan mengikut piawaian semasa selama 3 tahun. Dokumen-dokumen yang mencerminkan maklumat tentang pekerjaan pekerja hendaklah disimpan di arkib firma selama 75 tahun.

Oleh itu, dalam setiap data pesanan pada sumber-sumber yang mempunyai jangka hayat yang sama harus dipantulkan.

Ia berguna untuk mempertimbangkan peringkat utama penerbitan dokumen yang dipersoalkan.

Tahap mengeluarkan pesanan ke atas kakitangan

Pertama sekali, perlu diperhatikan bahawa, bergantung kepada piawaian khusus yang mana firma itu menjalankan rekod kakitangan, perintah untuk kakitangan boleh dibuat mengikut prinsip yang berbeza. Tetapi dalam kes umum, penerbitan mereka melibatkan keputusan oleh pakar tanggungjawab syarikat seperti tugas seperti:

• Memulakan keputusan mengenai keperluan untuk membangunkan dokumen yang sesuai;
• Pengumpulan data yang diperlukan untuk mengeluarkan pesanan;
• Menyediakan suatu perintah draf tertentu, harmonisasi, pemudahan, jika perlu;
• Memasukkan maklumat yang diperlukan ke dalam dokumen dan menandatanganinya dengan orang yang kompeten;
• Pengetahuan dengan susunan orang-orang yang jawatannya berada dalam bidang kuasa akta undang-undang yang relevan.

Penyediaan keputusan untuk mengeluarkan perintah

Penyelesaian tugas pertama boleh dilakukan menggunakan maklumat yang terkandung dalam nota perkhidmatan, maklumat intrasorporat, tindakan. Pesanan dalaman, sebagai peraturan, adalah berdasarkan tindakan undang-undang tempatan, dan senarai mereka boleh menjadi sangat luas. Draf dokumen yang dimaksudkan biasanya dibuat dengan penyertaan kakitangan yang bertanggungjawab terhadap perkhidmatan kakitangan syarikat itu. Pada masa yang sama, kerja mereka boleh dilakukan berdasarkan penyerahan yang ditandatangani oleh ketua-ketua bahagian divisi struktur firma.

Contoh pesanan kakitangan yang secara tradisinya digunakan oleh syarikat boleh digunakan sebagai asas bagi dokumen yang berkaitan. Perkara utama dalam menyelesaikan masalah ini adalah dengan teliti mengkaji faktor-faktor yang menentukan penerbitan dokumen itu, alasan untuk membangunkan perintah itu. Adalah penting bahawa kata-kata yang dimasukkan dalam dokumen berkaitan mematuhi norma undang-undang.

Pengumpulan data untuk pelaksanaan pesanan

Tugas seterusnya pakar-pakar yang bertanggungjawab firma itu, yang membentuk satu atau lebih contoh perintah mengenai kakitangan - adalah untuk mengumpulkan maklumat yang diperlukan untuk tujuan mengeluarkan dokumen itu. Ia boleh diwakili oleh:

• Dalam akta undang-undang rasmi;
• Dalam dokumentasi dalaman firma;
• Dalam sumber yang diterbitkan oleh struktur, jabatan yang lebih tinggi, di mana subjek pengurusan bertanggungjawab;
• Dalam dokumen arkib;
• Dalam media, penerbitan saintifik.

Pembangunan draf perintah

Selepas maklumat itu dikumpulkan, pakar yang kompeten terus membina pesanan draf bagi kakitangan. Penyelesaian tugas ini mengandaikan, pertama sekali, pelaksanaan dokumen yang betul. Adalah wajar untuk menunjukkan di dalamnya bahawa projek sedang dibangunkan, satu contoh perintah kakitangan, dan bukan perbuatan undang-undang tempatan rasmi. Maksudnya, tulis perkataan "project" pada dokumen itu. Walau bagaimanapun, teks dalam sumber harus diberikan sedekat mungkin dengan apa yang harus ada dalam perintah rasmi. Adalah mungkin bahawa kepala yang berwibawa akan terlebih dahulu meluluskan teks dokumen dalam bentuk aslinya.

Sekiranya pesanan dalam bentuk, serta dalam kandungan, diselaraskan - dengan segera atau dengan pelarasan, maka ia boleh dihantar untuk menandatangani. Apakah prosedurnya?

Menandatangani perintah itu dan memindahkannya kepada pekerja

Pada dasarnya, tidak ada yang rumit di dalamnya - perkara utama ialah orang yang mengesahkan dokumen itu harus mempunyai kuasa itu. Sebagai peraturan, ketua firma menandatangani perintah untuk kakitangan. Borang yang disediakan sepenuhnya dihantar kepadanya - bentuk bersatu atau intrasorporat, dengan maklumat yang dibawa oleh pakar yang bertanggungjawab. Penandatanganan dokumen tersebut menunjukkan petunjuk kedudukan orang yang menguruskan syarikat itu, namanya, dan juga tanda tangannya.

Selaras dengan peraturan yang ditetapkan dalam firma, dokumen itu dibatalkan jika perlu.

Selepas pensijilan oleh ketua dokumen itu dipindahkan kepada pekerja yang harus membiasakannya. Hakikat bahawa seseorang telah mengkaji dokumen itu boleh disahkan oleh tandatangannya atas perintah itu atau menambah borang pendaftarannya.

Sekarang kita akan mengkaji bagaimana pesanan kakitangan dikekalkan. Tugas utama yang diselesaikan oleh kakitangan yang bertanggungjawab syarikat adalah pendaftaran dokumen yang dipersoalkan.

Pendaftaran pesanan: nuansa

Prosedur yang dimaksudkan melibatkan pengenalan maklumat mengenai pesanan dalam daftar intrasorporat khas. Adalah dipercayai bahawa sampel yang diluluskan bagi pesanan kakitangan hanya sah selepas pendaftaran sumber yang berkaitan di dalam syarikat. Sekiranya prosedur ini tidak dilaksanakan berkenaan dokumen, maka akibat undang-undang untuk pekerja dan pengurusan firma tidak berlaku.

Pendaftaran pesanan untuk kakitangan, seperti yang dinyatakan di atas, adalah aspek penting dalam mengekalkan dokumen-dokumen ini. Prosedur yang sepadan melibatkan menyelesaikan 3 tugas:

• Perakaunan dokumen;
• Kawalan ke atas pelaksanaan pesanan;
• Memastikan akses cepat kepada dokumen.

Untuk mendaftar di firma itu semua sumber diklasifikasikan sebagai pentadbiran, pelaporan, kewangan. Perlu ada maklumat mengenai daftar korporat dalaman dan dokumen yang berasal dari entiti ekonomi pihak ketiga. Perintah untuk kakitangan, seperti sumber lain, pada pendaftaran menerima nombor individu, serta indeks yang diperlukan dari sudut pandang pengklasifikasian sumber-sumber yang sesuai.

Daftar dalam rekod kakitangan mesti semua dokumen yang tertakluk kepada pelaksanaan, dan juga digunakan untuk merekodkan dan memaklumkan kepada pekerja yang berminat mengenai fakta ekonomi tertentu. Perintah untuk kakitangan, sudah tentu, merujuk kepada sumber-sumber tersebut.

Prosedur untuk mendaftarkan dokumen itu dilakukan 1 kali - secara langsung apabila mereka dikeluarkan oleh pihak pengurusan (seperti dalam hal pesanan yang dipersoalkan) atau apabila diterima dari luar subjek. Sekiranya sumber berpindah dari satu pembahagian struktur firma kepada yang lain, maka tidak perlu mendaftar semula.

Terdapat 3 kaedah utama untuk mendaftarkan sumber yang digunakan dalam alur kerja organisasi.

Pertama, ia adalah pendaftaran jurnal, yang mengandaikan satu refleksi terperinci dalam daftar khas maklumat mengenai struktur dan untuk apa tujuan pesanan kakitangan telah dikeluarkan, sebagai contoh lampiran kepadanya.

Kedua, terdapat format kad untuk mendaftarkan maklumat mengenai sumber-sumber yang digunakan dalam rangka peredaran dokumen intra-korporat. Ia adalah reka bentuk kad kawalan untuk sumber, serta integrasi mereka ke kabinet pemfailan khusus.

Ketiga, terdapat dokumen-dokumen pendaftaran automatik. Ia melibatkan pengenalan maklumat mengenai pesanan berkenaan, dan lain-lain sumber daftar intra secara automatik - dengan menggunakan perisian khas dan infrastruktur yang diperlukan (contohnya, pencetak, pengimbas, antara muka rangkaian).

Terdapat peraturan, mengikut peraturan-peraturan yang perlu direkodkan - Perintah Kementerian Kebudayaan Persekutuan Rusia № 536, yang diterima pakai November 8, 2005. Ini sumber undang-undang adalah untuk mengukur dalam daftar:

• menamakan syarikat yang telah mengeluarkan dokumen tertentu - dalam kes ini, perintah kakitangan;
• nama sumber;
• tarikh penyiaran dokumen itu, nombor pendaftarannya;
• tajuk dan ringkasan dokumen itu;
• Bahasa Koperasi;
• pelaksanaan sumber jangka;
• maklumat mengenai pelaksanaan perintah itu.

Menambah kepada Daftar maklumat mengenai atau lain-lain arahan boleh dilakukan dengan menggunakan kriteria lain klasifikasi mereka. Sebagai contoh, Sumber Manusia boleh membahagikan sumber yang berkaitan dengan orang-orang yang berkait dengan cuti kakitangan, perjalanan perniagaan, menyediakan mereka dengan insentif. Biasanya, lebih besar jumlah dokumen Borang arahan syarikat itu, lebih banyak akan menjadi yang terbaik untuk mengklasifikasikan mereka dalam pangkalan data yang berasingan dalam Registry.

pesanan simpanan

Satu lagi aspek penting dalam melakukan pesanan dalam firma itu - simpanan mereka. Di atas kita berkata bahawa arahan kakitangan disimpan bergantung kepada tujuan dokumen itu dalam tempoh tarikh akhir tertentu. Oleh itu, dokumen-dokumen diklasifikasikan oleh ciri-ciri yang berkaitan, perlu diletakkan di lokasi yang berbeza.

Apa-apa perintah pada kakitangan (bentuk untuk itu) hendaklah disimpan secara berasingan daripada yang sumber-sumber yang berkaitan dengan perniagaan teras. Dokumen berdaftar dan dihantar untuk penyimpanan, hendaklah dikemukakan sebagai asal.

Pesanan untuk kakitangan biasanya digabungkan dalam kes itu, adalah koleksi sistematik pelbagai dokumen. jabatan sumber manusia bertanggungjawab perlu melaksanakan pemfailan kes, untuk menjalankan nombor yang betul diletakkan di dalam lembaran itu untuk menambah inventori perlu, menarik penutup untuk set masing-dokumen.