Apakah dokumen elektronik?

Tahap pengkomputeran hari ini memerlukan peralihan kepada "paperless" pengurusan pejabat. Ia adalah berdasarkan kepada dokumen elektronik, yang berbeza dengan tradisional, ciri-ciri beberapa ciri-ciri baru dan ciri-ciri. Setakat ini, definisi tunggal fenomena ini tidak wujud dalam undang-undang atau dalam dunia saintifik Rusia.

Konsep "dokumen elektronik" muncul seawal tahun 1970-an. Oleh itu, kita mula dipanggil "dokumen-dokumen yang boleh dibaca mesin." Keanehan mereka adalah bahawa mereka perlu diwujudkan dengan bantuan teknologi komputer dan sesuai untuk pemprosesan komputer. Dalam kes ini, maklumat yang diperlukan adalah tegas mengikut prosedur yang ditetapkan bagi semua dokumen.

dokumen elektronik - adalah objek maklumat, yang terdiri daripada dua bahagian wajib: 1) maklumat (nama, maklumat tentang penulis, masa, tempat asal, dan lain-lain) dan tandatangan digital elektronik; 2) bahagian utama kandungan yang terdiri daripada teks, maklumat grafik dan berangka diproses sebagai satu unit.

Dokumen elektronik hendaklah ditandatangani oleh tandatangan elektronik yang berkelayakan, menjadikannya setara dengan kertas yang ditandatangani dengan tangan sendiri. maklumat yang dibentangkan di dalam digital bentuk (elektronik). data penderiaan menggunakan komputer boleh menghantar maklumat di rangkaian telekomunikasi, proses - dalam sistem maklumat. Jika perlu, dokumen yang boleh mengambil bentuk paparan pada skrin dan di atas kertas.

dokumen elektronik - kitaran hayat elektronik dokumen dalam sesuatu perusahaan (organisasi, syarikat) untuk menerima mereka, menukar status (diluluskan, disampaikan kepada, dalam, tanda, ditutup, dan lain-lain) dengan pembatalan arkib. Apa-apa dokumen yang kadang-kadang dirujuk sebagai «aliran kerja», yang menyifatkan pergerakan dokumen sebagai satu aliran kerja individu dalam proses perniagaan tertentu. Seluruh sistem pengurusan dokumen elektronik termasuk perisian yang anda perlukan untuk mengatur dan mengekalkan jenis ini hidup kitaran dokumen.

dokumen elektronik dan aliran kerja berdasarkan ia mempunyai beberapa kelebihan berbanding tradisional. Mereka membolehkan kakitangan organisasi untuk mengawal bukan sahaja kawasan mereka sendiri kerja, tetapi keseluruhan proses. Gunakan arkib elektronik adalah lebih mudah daripada kertas. , Mengurangkan masa untuk laluan penyelarasan dan penyempurnaan dokumen itu boleh dijumpai dalam beberapa minit. Secara umum, ia adalah lebih menjimatkan daripada kertas. Terdapat cukup banyak perisian dokumen elektronik pengurusan ( "Motive", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: Dokumen". Dan lain-lain).

Pada masa ini, terdapat Shade pengalaman asing peraturan hubungan dalam bidang dokumen elektronik dari segi undang-undang. Di Rusia, masalah peraturan hubungan ini tidak menerima keputusan perundangan, walaupun percubaan telah dibuat penggunaan undang-undang (2005). Penggunaan undang-undang mengenai kertas ini - salah satu arahan penting peraturan undang-undang.