Pengurusan projek adalah apa? Kelebihan dan Kekurangan

Pengurusan projek adalah elemen penting dalam sistem pengurusan moden di Rusia. Banyak syarikat domestik dan asing menggunakan pengurusan projek untuk meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan, mengurangkan kos, meningkatkan keuntungan. Apakah pengurusan projek dan apakah kelebihan utamanya?

Apakah projek?

Konsep "projek" dapat ditafsirkan dalam cara yang sama sekali berbeza. Opsyen pertama melibatkan definisi projek sebagai satu set dokumentasi, di mana ia mungkin untuk mendirikan bangunan atau struktur. Artikel ini akan membincangkan makna kedua perkataan "project".

Terdapat banyak definisi projek, walaupun mereka semua bersetuju dengan perkara yang sama: sebuah projek adalah idea yang menganggap pemenuhan tugas khusus dalam suatu tempoh yang terbatas. Ciri-ciri utama projek ialah:

• Keunikan (projek adalah yang dicipta buat kali pertama).
• Kekangan masa (projek sentiasa menunjukkan tempoh masa untuk pelaksanaannya).
• Maksudnya (projek itu selalu dilakukan untuk menyelesaikan masalah tertentu, dinyatakan sebagai peraturan, dalam unit pengukuran kuantitatif).

Sekiranya ketiga-tiga syarat tersebut dipenuhi, maka satu set tindakan boleh dipanggil satu projek.

Program dan Portfolio Projek

Projek sering digabungkan ke dalam program dan portfolio. Pada masa yang sama, program dipanggil satu set projek yang bersatu dengan matlamat bersama. Sebagai contoh, program untuk meningkatkan kualiti pendidikan penduduk dapat termasuk projek untuk meningkatkan gaji guru sebanyak 20%, pembinaan 15 sekolah baru, terbitan 26 buku teks baru mengenai subjek asas.

Portfolio projek menggabungkan projek yang dibiayai dari satu sumber tanpa mengira tugasnya. Oleh itu, portfolio projek syarikat boleh termasuk projek amal, pembinaan pejabat korporat baru, sambutan ulang tahun pengarah dan peningkatan perolehan tahunan sebanyak 10%.

Projek dalam portfolio dan program juga harus mempunyai tiga ciri utama yang dinyatakan di atas.

Prinsip dasar pengurusan projek

Memandangkan pasaran berkembang secara dinamik teknologi yang direka untuk memudahkan proses pengurusan, sukar untuk menamakan kaedah tertentu yang menggambarkan sepenuhnya pengurusan projek.

Pengurusan projek termasuk banyak pendekatan dan alat dan berdasarkan prinsip-prinsip asas berikut:

• Orientasi kepada hasilnya. Prinsip ini ditentukan oleh pengertian istilah "projek". Pengurusan projek bukan sekadar pengurusan mutu, ia adalah satu set tindakan yang saling berkaitan.
• Prinsip "segitiga projek". Apabila menguruskan sesuatu projek, seseorang harus dipandu oleh saling kendalian antara: masa, anggaran, kualiti projek. Mengubah salah satu faktor menyebabkan perubahan dalam yang lain, yang menjadikannya kelihatan sebagai satu segi tiga.
• Perakaunan bagi kitaran hayat projek. Kitaran hidup sesuatu projek bermula dengan pembentukan idea untuk membuat projek dan berakhir apabila tempoh masa yang ditetapkan dalam projek tamat. Kitaran hidup projek, sebagai peraturan, siap pada permulaan kitaran hayat produk yang dihasilkan akibat projek.
• Pendekatan proses kepada pengurusan. Prinsip ini menganggap penilaian projek itu sebagai satu set proses yang saling berkaitan dan berakhir dalam keputusan pertengahan dalam bentuk produk separa siap atau dokumen penting. Pendekatan ini memungkinkan untuk memantau pelaksanaan projek tanpa apa-apa yang dikenali sebagai "zon buta".

Kaedah merangsang peserta projek

Stimulasi peserta projek biasanya diberi perhatian khusus apabila pengurusan projek dipilih untuk tugas tertentu. Pengurusan projek biasanya merangkumi mekanisme motivasi material dan tidak material.

Untuk insentif bahan termasuk bonus, denda, surcaj untuk menyelesaikan tugas pertengahan.

Metode motivasi tidak ketara termasuk surat dan hadiah disiplin dalam bentuk masa pampasan, serta penggunaan persaingan di antara peserta projek dalam persaingan kompetitif.

Peringkat utama pengurusan projek

Pengurusan projek dijalankan melalui peringkat kitaran hayat projek dan fasa kerumitan pengurusan. Hubungan antara fasa dan fasa diberikan dalam jadual di bawah.

Oleh itu, bidang pengurusan projek termasuk kewangan, kakitangan, bidang struktur organisasi.

Bidang pemakaian pengurusan projek

Struktur pengurusan projek termasuk pembahagian semua kerja organisasi menjadi projek yang terhad dari segi masa dan petunjuk sasaran. Pada masa yang sama, satu pasukan setiap projek dan satu pasukan pengurus projek dibentuk, yang melaporkan kepada kepala tentang kemajuan projek mereka.

Dalam hal ini, pengurusan projek digunakan, sebagai peraturan, dalam organisasi pelbagai industri dan saiz, dengan pelbagai pesanan yang dilaksanakan secara serentak. Walau bagaimanapun, dalam perniagaan kecil, ia menggunakan pengurusan projek untuk menyelesaikan tugas tertentu untuk pemodenan pengeluaran atau, sebagai contoh, pengenalan produk baru.

Pengurusan projek dalam industri pembinaan

Dalam industri pembinaan, aplikasi metodologi pengurusan projek amat relevan. Dalam syarikat-syarikat yang menjalankan fungsi pelanggan atau kontraktor, pengurusan projek menggunakan pembahagian semula jadi kerja ke dalam projek-projek (berdasarkan prinsip produk, iaitu pembinaan masing-masing bangunan adalah projek yang berasingan), dan struktur pengurusan atasan tidak memerlukan penyusunan semula yang serius.

Pengurusan organisasi projek juga sering dilakukan berdasarkan projek, berjaya menggunakan pasukan pereka yang telah ditetapkan sebagai pasukan projek.

Pengurusan projek dalam struktur negeri

Pengurusan projek dalam kerajaan adalah trend baru ke arah kemodenan. Kaedah pengurusan sasaran program, yang telah berkembang sejak zaman Soviet, kini telah mengambil bentuk pengurusan projek di seluruh negara. Sekarang, untuk menyelesaikan tugas-tugas strategik secara strategik untuk negara, program-program yang digunakan termasuk projek-projek individu dengan sasaran dan garis masa untuk dilaksanakan. Walau bagaimanapun, metodologi pengurusan program tersebut masih jauh dari ideal dan memerlukan pemodenan dan pengemaskinian.

Pengalaman dalam melaksanakan pengurusan projek di rantau Belgorod

Pentadbiran awam projek telah terbukti dengan baik di seluruh dunia. Di Rusia, terdapat pengalaman menggunakan teknologi ini di rantau Belgorod.

Percubaan berskala besar ini telah menjejaskan hampir semua aspek perkhidmatan awam di rantau Belgorod. Antara elemen utama adalah: Latihan dalam pengurusan projek, sokongan organisasi dan metodologi, Pemeriksaan lapangan, motivasi, penilaian kecekapan pekerja, komisi pakar untuk kajian semula projek.

Pengurusan projek rantau Belgorod kini termasuk badan-badan kolej pengurusan projek:

• Suruhanjaya antara jabatan, yang menguruskan aktiviti projek.
• Komisen pakar industri yang membuat keputusan mengenai pembukaan / penutupan projek.
• Pejabat projek serantau, yang mengawal pematuhan metodologi pengurusan projek.

Prinsip "satu tetingkap"

Ia adalah dalam rangka peralihan kepada pengurusan projek yang Wilayah Belgorod pada tahun 2010 beralih kepada penyelarasan projek-projek pelaburan melalui sistem "satu tingkap", yang terkenal sekarang di Moscow. Peranan tetingkap ini hanya dipenuhi oleh salah satu perkhidmatan yang baru diperkenalkan - pejabat projek serantau. Sekarang, tepat satu bulan selepas menghubungi pejabat projek, entiti perniagaan menerima dokumen yang diluluskan.

Sistem maklumat automatik "Pengurusan projek"

Maklumat dan sokongan teknikal untuk pengurusan projek di rantau Belgorod dijalankan melalui sistem maklumat automatik (AIS) "Pengurusan projek". Ini adalah aplikasi web yang tidak memerlukan pemasangan perisian tambahan dan melaksanakan fungsi berikut untuk projek, portfolio dan program:

• Menyimpan daftar (pangkalan data).
• Penjadualan.
• Belanjawan.
• Memantau pelaksanaan di peringkat serantau dan perbandaran.
• Pengagihan kuasa dan tanggungjawab pasukan.
• Membuat perubahan kepada kandungan.
• Sistem peringatan mengenai peristiwa yang akan datang dan akan datang untuk projek.
• Aliran Kerja.
• Laporan analisis automatik.
• Integrasi dengan kerajaan elektronik rantau Belgorod.

Kelebihan dan keburukan pengurusan projek

Pengalaman yang diterangkan untuk melaksanakan pengurusan projek di rantau Belgorod berjaya. Kesan perubahan ini adalah terutamanya dalam meningkatkan kadar pertumbuhan produk serantau kasar sebanyak 0.1% (lebih daripada 3 bilion rubles), mengurangkan masa yang dibelanjakan untuk menyelaraskan projek (oleh 2 bulan untuk setiap projek) dan meningkatkan kadar pembangunan pelaburan di rantau ini sebanyak 23 %. Walau bagaimanapun, hasil yang paling penting adalah pembentukan pemikiran projek di kalangan pekerja yang secara aktif menganalisa dan cuba menyelesaikan masalah ini, kadang-kadang bahkan dengan kaedah yang tidak standard dan inovatif.

Motivasi dan penstrukturan semula struktur pentadbiran dibenarkan untuk mendapatkan kesan positif bukan sahaja untuk perkhidmatan awam tetapi juga untuk perniagaan, membentuk iklim pelaburan yang menggalakkan dan menghapuskan halangan kepada keusahawanan.

Penduduk wilayah kini mengambil bagian aktif dalam pemilihan dan pengendalian pelaksanaan proyek-proyek strategis yang penting. Bagi orang, pengurusan projek adalah peluang untuk menggunakan perkhidmatan berkualiti tinggi dan mobiliti yang tinggi.

Walau bagaimanapun, walaupun semua kelebihan struktur pengurusan projek, terdapat juga kelemahan untuk pendekatan ini.

Pertama sekali, tempoh peralihan. Ia mengambil sedikit masa untuk pasukan projek bekerja bersama-sama dan melaksanakan fungsi mereka sebagai mekanisme yang koheren.

Kedua, apabila melaksanakan pengurusan projek di perusahaan, mencari pengurus projek yang baik dapat ditangguhkan. Kepada kualiti peribadi dan profesional pengurus projek adalah keperluan yang sangat tinggi: kelayakan komprehensif, rendaman penuh dalam projek, pengalaman dalam menguruskan projek spesifik yang diperlukan.

Kelemahan ketiga pengurusan projek boleh dianggap sebagai keperluan untuk memecah sumber-sumber syarikat antara projek-projek. Dalam firma "miskin", ini mungkin tidak mungkin sama sekali. Pengurus projek perlu "berjuang" untuk pendanaan dan kakitangan, yang tidak dapat diterima dalam keadaan kawalan keseluruhan semua peringkat kitaran hayat projek.

Salah satu kelemahan yang paling penting dalam laluan pengurusan projek dalam organisasi ialah pengambilan ahli pasukan projek dan pengurus projek apabila selesai. Memuatkan pasukan diketahui sebagai peraturan yang paling penting dalam perniagaan yang berjaya, dan dalam kes kerja projek terdapat kumpulan pakar "gantung di udara" secara berkala yang secara tidak sengaja kehilangan beban yang tetap.

Merumuskan perkara di atas, dapat disimpulkan bahawa pengurusan projek merupakan bagian penting dari ruang perniagaan modern, dan kajian dasarnya hanya diperlukan untuk keputusan manajemen yang kompeten baik di tingkat negara maupun dalam rangka satu usaha tunggal.