Penyimpanan kontrak dalam organisasi: rangka kerja pengawalseliaan, tarikh akhir

Menjaga kontrak dikaitkan dengan masalah tertentu. Khususnya, dalam sesetengah kes, sangat sukar untuk menentukan jenis dokumen tertentu yang perlu diberikan, berapa banyak menyimpannya, di bawah keadaan apa, bagaimana untuk memusnahkannya, dan sebagainya. Kesemua faktor ini dikawal oleh undang-undang, tetapi oleh kerana kontrak yang sama dalam situasi yang berbeza mungkin memerlukan masa penyimpanan yang berbeza, sering terdapat pelbagai masalah, tafsiran samar-samar, dan sebagainya. Ia perlu memahami semua ini, walaupun ia sukar. Perlu difahami bahawa jika kegagalan untuk mematuhi kehendak undang-undang dalam lingkungan seperti penyimpanan kontrak dalam arkib, pengurusan rekod bukan sahaja tidak cekap, tetapi juga berbahaya dari sudut pandang hukuman atau denda yang mungkin.

Mengapa menyimpan?

Kontrak mesti sentiasa tersedia bukan sahaja pada masa tindakan mereka, tetapi juga selepas itu. Mungkin, beberapa maklumat diperlukan, yang tercermin dalam dokumen-dokumen ini, data tertentu yang diperlukan oleh pihak pengurusan dan sebagainya. Banyak situasi yang kontroversial, yang biasanya terdiri daripada kenyataan bahawa satu atau satu pihak lain tidak jujur mendekati prestasi kewajiban mereka, dapat diselesaikan dengan bantuan kontrak baik dari luar pengadilan dan secara resmi di pengadilan. Ia juga perlu diambil kira kemungkinan pemeriksaan terhadap tempoh tertentu, yang akan dijalankan oleh badan kawalan negeri. Mereka juga boleh meminta dokumentasi untuk tempoh tertentu, dan jika penyimpanan kontrak dalam organisasi, tarikh akhir untuk pemusnahan mereka dan fungsi lain yang lain tidak dilakukan dengan betul, denda yang sangat penting boleh dikenakan. Secara semulajadi, kepimpinan akan bersalah pertama sekali, tetapi selepas situasi itu stabil, bos akan ingat, atas kesalahannya dia menghadapi masalah pada kedudukan yang sama. Iaitu, kontrak dan mana-mana dokumen lain mesti disimpan dengan ketat. Di kebanyakan syarikat pada umumnya, mereka lebih suka mengembangkan arkib secara tetap dan secara amnya tidak memusnahkan apa-apa untuk mengelakkan masalah yang mungkin, daripada membuat kesilapan dan kemudian memilah akibatnya.

Perundangan

Undang - undang menggambarkan penyimpanan kontrak dalam organisasi dengan jelas, jika seseorang tidak mengambil kira hakikat bahawa tidak selalu mungkin untuk mengevaluasi dokumen tertentu. Secara keseluruhannya, tidak ada undang-undang yang berasingan secara langsung untuk kontrak, mereka ditunjukkan dalam senarai umum dokumen arkib tipikal (atau dokumen arkib pengurusan) yang terbentuk dalam proses berfungsi, organisasi, institusi negara, badan kerajaan tempatan dan sebagainya. Kedua-dua versi senarai, baik dengan dokumen pengurusan dan biasa, diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan dan Komunikasi Massa Persekutuan Rusia. Jenis yang berkaitan dengan dokumen pengurusan adalah nombor 558 bertarikh 25 Ogos 2010, dan jenis kedua - No. 1182 bertarikh 31 Julai 2007. Adalah sangat disyorkan untuk mengkaji dokumen-dokumen ini, tetapi lebih baik memilih sendiri kertas kerja yang digunakan di institusi tertentu dan merujuk kepada bidang tanggungjawab tertentu. Terdapat terlalu banyak maklumat dalam senarai untuk mengingati semuanya, tetapi jika anda menentukan dokumentasi yang berkaitan dengan apa dan berapa banyak yang disimpan, kemungkinan penyimpanan kontrak akan menjadi lebih mudah dan lebih mudah. Dalam banyak kes, semua kertas yang digunakan jatuh di bawah 3-4 poin, secara terperinci untuk belajar yang tidak begitu sukar.

Jenis yang berbeza

Dua sistem utama untuk membahagikan kontrak digunakan untuk menyelamatkan mereka. Oleh itu, sistem yang paling rendah ialah mengikat kehidupan rak. Memperuntukkan penyimpanan jangka pendek, jangka panjang dan kekal. Pilihan pertama membayangkan kewujudan kontrak sehingga 10 tahun. Yang kedua - lebih dari 10 tahun. Tetap paling sering digunakan hanya apabila anda tidak boleh memusnahkan dokumen sama sekali. Sistem ini tidak begitu mudah. Penyimpanan kontrak dalam arkib, masa yang ditentukan dengan cara ini, sering membawa kepada kekeliruan dan kesilapan, yang sebenarnya membantu untuk meletakkan proses pengurusan dokumen dengan betul. Oleh itu, sistem yang lebih umum adalah mengikat jenis kontrak. Pada majoriti perusahaan mereka berlaku tiga versi asas: profil, ekonomi dan buruh. Yang pertama dan kedua kebanyakannya sama, dan biasanya disimpan hanya selama lima tahun. Perlu difahami bahawa profil itu bermaksud semua kontrak dan dokumen umumnya yang berkaitan secara langsung dengan bidang utama organisasi ini. Jenis ketiga kontrak buruh, dalam banyak kes juga disimpan hanya selama 5 tahun, tetapi dalam keadaan tertentu, tempoh ini dapat meningkat dengan ketara. Sebagai contoh, jika tidak ada akaun peribadi, maka kontrak pekerjaan seperti itu perlu disimpan selama 75 tahun, yang tidak begitu mudah. Sebenarnya, jika anda tidak menghadapi masalah, anda boleh membataskan tempoh simpanan hingga 5 tahun dan tidak lagi mengingat masalahnya. Tetapi dalam keadaan sedemikian, kemungkinan ada beberapa faktor yang boleh dilewatkan, yang boleh meningkatkan tempoh penyimpanan penyimpanan format ini mesti dilakukan, dan kemudian anda boleh mendapatkan masalah yang halus atau lain-lain yang dapat dielakkan oleh mana-mana orang yang waras.

Pindahkan ke arkib

Prosedur untuk pemindahan kontrak dalam arkib, syarat yang telah luput, mungkin berbeza bergantung kepada perusahaan. Dalam sesetengah kes, pekerja hanya menyusun dokumen bersama-sama dan meletakkannya di sudut gelap, yang dianggap sebagai arkib. Tetapi dengan syarikat lain, keseluruhan proses boleh dinyatakan dengan jelas dalam dokumentasi normatif, akan ada orang yang berasingan yang bertanggungjawab ke atas arkib, atau bahkan nomenclature khas, peraturan untuk membuat pemfailan, buku log dan sebagainya. Kedua-dua pilihan boleh menjadi selesa, bergantung kepada banyak faktor. Sebagai contoh, opsyen pertama sesuai untuk sebuah syarikat kecil dengan perolehan yang sederhana. Tidak akan ada banyak dokumen yang boleh didapati tanpa masalah di sudut gelap yang sama. Tetapi situasi yang ditunjukkan kedua sudah sesuai untuk syarikat-syarikat yang serius, yang mempunyai sejumlah besar pekerja dan hanya diwajibkan entah bagaimana untuk tidak lemas dalam peredaran dokumen. Peraturan umum, yang membezakan penyimpanan kontrak dalam organisasi apa-apa bentuk pemilikan, adalah masa pemindahan ke arkib. Sebagai peraturan, pekerja dikehendaki menghantar dokumen yang tidak lebih awal daripada tempoh tertentu, tanpa mengira apabila mereka tamat tempohnya. Dan biasanya pengarsipan ini berlaku pada awal tahun ini. Iaitu, walaupun kontrak berakhir pada bulan Februari, anda masih perlu menunggu tahun depan untuk menyimpannya.

Pemusnahan

Seperti yang telah disebutkan di atas, adalah mustahil untuk memusnahkan kontrak. Mula-mula anda perlu memastikan bahawa anda benar-benar melalui masa yang tepat. Hanya kemudian anda boleh memusnahkan dokumen ini. Tetapi tindakan ini sering boleh berbahaya kerana akibatnya, oleh itu kebanyakan pekerja memilih untuk melakukannya hanya dengan eksklusif dengan sanksi pengurusan. Ia kelihatan seperti ini: pekerja mengumpul sampel dari semua dokumentasi, istilah yang telah dikeluarkan atau akan berakhir. Penyimpanan kontrak di perusahaan sebaiknya disusun supaya prosedur sampling ini tidak mengambil banyak masa. Kemudian, berdasarkan senarai yang diterima, laporan dikeluarkan kepada pihak pengurusan, dokumen itu ditandatangani, difailkan, dan hanya apabila semua ini dilakukan, memulakan proses pemusnahan langsung kontrak dan sekuriti lain yang serupa. Mengekalkan kontrak dalam arkib secara berterusan bukan merupakan penyelesaian terbaik, terutama kerana sesetengah syarikat juga berjaya mendapatkan sedikit dengan ini, memberi mereka sampah dan sebagainya.

Contoh sistem perakaunan dan penyimpanan

Untuk lebih memahami semua ciri dan titik aktiviti utama, seseorang boleh memetik contoh yang agak mudah untuk pengurusan organisasi rekod. Oleh itu, terdapat pekerja, biasanya seseorang dari jabatan perakaunan, yang bertanggungjawab untuk menyimpan kontrak dengan rakan niaga atau sekuriti lain yang serupa. Dia mempunyai folder berasingan, di mana mereka semua sentiasa, semasa mereka bekerja. Apabila kontrak ditutup, ia dipindahkan ke folder lain. Ia akan mudah untuk membuat daftar khas dalam bentuk elektronik, di mana semua dokumen yang dinyatakan akan disenaraikan mengikut arahan tempoh penyimpanan. Tetapi pada mulanya, tempoh ini harus ditentukan. Lebih baik berjalan melalui folder ke semua jabatan, yang pada tahap tertentu berurusan dengan kontrak, untuk lebih memahami intipati mereka. Apabila pengalaman berkumpul, keperluan untuk tindakan sedemikian akan hilang. Kemudian, apabila difahami dengan jelas apa yang sebenarnya mewakili setiap dokumen, ia menentukan tempoh tertentu storannya. Dalam beberapa kes, ia akan menjadi lebih mudah untuk menandakan tarikh penutupan kontrak dan menambahnya 5 tahun (atau lebih), menentukan dengan tepat apabila kertas itu boleh dimusnahkan. Sebenarnya, walaupun permulaan penyusunan isu ini, prosedur itu tidak begitu rumit, dan dalam jangka masa panjang ia akan lebih mudah dipermudahkan. Apabila penyimpanan kontrak dalam organisasi yang tarikh akhir telah diluluskan akan diseragamkan, keseluruhan proses akan mengambil masa hanya beberapa minit. Dan kini tahun telah datang apabila ada kemungkinan untuk memusnahkan dokumen tertentu. Mereka ditarik balik dari folder, diperiksa semula untuk kesalahan yang mungkin dan, bersama-sama dengan senarai kertas-kertas ini, dikemukakan untuk disemak oleh kepala. Dia, pada gilirannya, sekali lagi akan memeriksa sama ada semuanya benar-benar seperti yang ditunjukkan dalam senarai, kerana ia adalah bos yang akan tetap bersalah dalam kes masalah. Jika semuanya betul, pengurus menandatangani permit untuk kemusnahan dan di sini semua orang datang sejauh pemahamannya sendiri. Seseorang hanya muntah dan melemparkannya. Yang lain menggunakan mesin pencincang. Orang lain membazir kertas, membakarnya dan sebagainya.

Apabila hayat rak bermula

Ini adalah soalan yang sangat penting, kerana ia adalah dengannya bahawa banyak kesilapan timbul. Penyimpanan kontrak di perusahaan RB atau RF dalam kes ini adalah sama dan bermula pada masa ketika tahun baru bermula, di mana dokumen tertentu tidak lagi beroperasi. Sebagai contoh, terdapat satu perjanjian yang berakhir pada 15 Julai 2010. Ia mesti diselamatkan selama 5 tahun, tetapi ia boleh dimusnahkan tidak pada 15 Julai 2015, tetapi pada awal 2016. Iaitu, laporan itu pergi dari 01.01.2011, dan bukan dari bulan ketujuh tahun sebelumnya. Biasanya, dengan matlamat secara umum untuk meminimumkan peluang kesilapan, satu tahun ditambah pada tarikh akhir yang ditetapkan sebelumnya. Dan hanya selepas ia berlalu, prosedur pemusnahan bermula.

Ciri-ciri storan

Pada umumnya, ada cadangan khusus tentang bagaimana arkib itu harus kelihatan dan berfungsi. Sebaiknya, penyimpanan kontrak liabiliti, penyelesaian dengan penentangan, kontrak pekerjaan dan dokumentasi yang serupa harus dilakukan di bilik pengudaraan dan kering. Pada masa yang sama, kertas itu sendiri terletak di rak (terbuka atau tertutup). Jika mereka berkaitan dengan borang pelaporan yang ketat atau dokumen yang dikelaskan sebagai "rahsia perdagangan", maka peti besi khas mesti hadir. Pada dasarnya, tidak ada orang yang memeriksa masa ini, kerana ini adalah saranan, yang bermanfaat bagi perusahaan itu sendiri. Intipati adalah sangat mudah: jika sistem itu sendiri tidak dihukum, maka kerana kekurangan kertas itu mestilah, sering dihukum. Dan jika terdapat banjir, atau dokumen akan dimusnahkan oleh cara lain yang serupa, maka hanya perusahaan konkrit yang akan dipersalahkan.

Tanggungjawab dan pelaksana

Tanggungjawab utama dan utama untuk semua yang dimasukkan dalam penyimpanan kontrak ditanggung oleh ketua organisasi. Dia yang, di hadapan masalah, akan bertanggungjawab ke negeri ini dan mengalami semua masalah yang mungkin berlaku. Selanjutnya, mengikut selepasnya, biasanya ada ketua akauntan, seorang peguam dan pekerja yang bertanggung jawab untuk pemeliharaan dokumen. Tetapi selalunya semua orang ini sudah dihukum oleh ketua dalam ukuran kesilapan mereka. Malah, dalam kebanyakan organisasi yang agak kecil, sistem kawalan kontrak ditugaskan untuk perakaunan. Dan sudah di jabatan ini ketua akauntan melantik, sama ada secara bebas atau melalui undi umum, seorang yang bertanggungjawab khusus. Dalam sesetengah kes, orang ini menerima sedikit kenaikan upah, yang sepatutnya memberi ganti rugi kepada jumlah kerja tambahan, tetapi selalunya, item terakhir hanya diabaikan, berdasarkan kekurangan dana atau faktor lain yang serupa. Dalam kes-kes yang jarang berlaku, peguam bertanggungjawab untuk pemuliharaan dokumen-dokumen umum dan kontrak khususnya. Tetapi ini tidak mudah, kerana orang ini hanya boleh menjawab kontrak, dan dengan selebihnya kertas itu biasanya dia biasa saja dengan dangkal. Ia adalah paling mudah apabila terdapat individu yang menangani masalah ini. Ia akan setepat mungkin dan tidak akan membuat kesalahan kecil yang tidak menyenangkan, seperti yang dapat dilakukan oleh pekerja lain.

Hasilnya

Penyimpanan kontrak dalam organisasi dilaksanakan berdasarkan prinsip pematuhan penuh dengan semua norma hukum. Ini adalah prasyarat yang dapat menghapuskan semua masalah dari syarikat. Dalam kes ini, nuansa kecil, peraturan dalaman, daftar dan dokumentasi yang berkaitan mungkin berbeza dari firma kepada firma. Ketua orang yang bertanggungjawab adalah penyelia, tetapi dia boleh memindahkannya kepada orang lain. Ini akan memudahkan kerja pengurusan, tetapi tidak akan menghapuskan keseluruhan tanggungjawab untuk kesalahan yang mungkin berlaku. Iaitu, pekerja yang diamanahkan untuk bekerja dengan dokumentasi arkib mestilah bertanggungjawab yang mungkin dan memahami dengan jelas fungsinya, menerima wang sebenar untuk itu, tidak terima ucapan lisan, seperti yang biasanya berlaku dengan meningkatkan beban tanpa memberi pampasan dengan cara tambahan untuk membayar.