Dokumen-dokumen mengenai kakitangan, jenis perkhidmatan. Apakah pesanan pada kakitangan?

Tidak kira apa jenis aktiviti, mana-mana organisasi yang bekerja dengan orang. pendaftaran undang-undang pekerja diperlukan di semua peringkat hubungan pekerjaan. Struktur dokumen kakitangan dicipta dalam kes-kes ini termasuk pelbagai jenis peraturan sekuriti dan data peribadi.

Majikan adalah bertanggungjawab bukan sahaja untuk mengekalkan betul dokumen bagi kakitangan perakaunan, tetapi juga untuk menganjurkan simpanan mereka dan arkib, dan, jika perlu, kemusnahan. Semua tindakan ini mesti mematuhi norma-norma undang-undang.

Apakah bahan-bahan dokumen kakitangan

Semua peringkat pergerakan pekerja harus dicerminkan dalam sekuriti yang berkaitan. Struktur dokumen ke atas kakitangan, mencerminkan pergerakan kakitangan, termasuk yang berikut:

• dokumen yang berkaitan dengan pencarian dan pengambilan;
• dokumen mencerminkan aktiviti-aktiviti semasa pekerja;
• peraturan-peraturan yang mengawal proses tenaga pekerja dan hubungan manusia;
• pelbagai perintah pada kakitangan, seperti yang disiarkan secara umum, dan standard;
• dokumen termasuk maklumat mengenai para pekerja;
• dokumen arkib pada kakitangan;
• dokumen perakaunan peribadi dan profil;
• lain jenis dokumen pada kakitangan.

Kaedah-kaedah pendaftaran dokumen pada kakitangan

Kakitangan kakitangan dan perniagaan perkhidmatan setiausaha perlu ingat untuk mereka bentuk dokumen peribadi dalam selaras dengan keperluan undang-undang. Peraturan yang ditetapkan dalam peraturan-peraturan perusahaan, mestilah tidak bercanggah dengan arahan pihak atasan.

pelaksanaan yang betul dokumen kepada kakitangan syarikat itu yang dinyatakan dalam arahan yang berkaitan. Di dalamnya, dengan contoh-contoh dan rujukan harus merangkumi semua nuansa penetapan pada kertas kerja dengan kakitangan. peraturan ini dikeluarkan dan diluluskan oleh kepimpinan organisasi dan dalam jangka masa yang tidak terhad.

dokumen individu boleh dikeluarkan kedua-dua elektronik dan dalam bentuk kertas. Jika teks yang ditulis dengan tangan, ia adalah perlu untuk memantau ketepatan tulisan tangan dan cuba untuk tidak membuat erasures. Apa-apa kesilapan diperbetulkan mesti disahkan pechtyu organisasi dan disahkan dengan tandatangan kepala.

Perakaunan Dokumen kakitangan sering rahsia, kerana ia mengandungi maklumat peribadi dilindungi secara sah. Untuk bekerja jumlah yang sangat terhad profesional dibenarkan kepada mereka.

Pesanan untuk kakitangan

Kakitangan perkhidmatan dokumen dua jenis pesanan:

• pesanan syarikat kepada aktiviti utama, tetapi yang berkaitan dengan kerja-kerja pekerja;
• pesanan untuk komposisi peribadi syarikat.

Mereka berbeza dalam cara pendaftaran, prosedur kelulusan, menandatangani dan penerbitan. Di samping itu, dengan pesanan peribadi lebih cenderung untuk bekerja kakitangan jabatan kakitangan. Di sana mereka dan disimpan secara berasingan daripada dokumen lain. Pesanan ini adalah sebahagian daripada dokumen-dokumen mengenai kakitangan organisasi.

Kebanyakan pesanan peribadi satu bentuk seragam. Kebolehgunaan borang itu menunjukkan perpaduan mereka bagi firma itu. Walau bagaimanapun, penggunaan mandatori bentuk seragam ditetapkan hanya agensi-agensi kerajaan dan organisasi belanjawan. Perniagaan yang mempunyai apa-apa bentuk pemilikan tidak boleh mematuhi peraturan ini.

Antara yang paling biasa ditemui pesanan peribadi kerana ia berikut:

• pesanan pada pengambilan dan pemecatan:
• pesanan untuk pergerakan dan pemindahan;
• Pesanan perjalanan;
• pesanan untuk semua jenis percutian ;
• peraturan-peraturan mengenai pensijilan, pendidikan dan latihan, dan sebagainya. d.

Apa-apa perintah pada kakitangan dibawa kepada perhatian pekerja yang berkaitan dengannya. Jika atas apa-apa sebab pekerja tidak menandatangani dokumen itu, maka ia adalah disediakan.

Semua pesanan peribadi perlu menjalani pendaftaran wajib dalam daftar khas. Dalam kes ini, mereka diberikan nombor, yang menunjukkan bahawa mereka meletakkan pada akaun, dan pelaksanaannya dipantau. salinan perintah itu semestinya difailkan dalam perkara peribadi, dokumen asal disimpan secara berasingan selama setahun, maka sama ada dihantar ke arkib atau musnah.

dokumen kakitangan syarikat

Dalam setiap organisasi, bergantung kepada bentuk pemilikan dan ciri-ciri lain, akan mewujudkan pelbagai dokumen mengenai kakitangan perusahaan. Senarai ini hendaklah dibawa oleh arahan pentadbiran HR.

Selalunya ia adalah:

• kakitangan;
• senarai jawatan;
• bekerja buku dan borang kosong rekod pekerjaan;
• salinan dokumen peribadi pekerja;
• dokumen perakaunan peribadi dan rekod personel;
• pegawai dan pekerja manual lain dan kontrak buruh;
• perintah atau arahan berkaitan dengan pekerja syarikat kepada aktiviti utama;
• dokumen kepada Suruhanjaya Persijilan;
• arahan dan dokumen lain kepada latihan dan pembangunan profesional;
• dokumen pada hari cuti, perjalanan perniagaan dan pemindahan;
• pelbagai perintah atau arahan oleh kakitangan;
• nota, kenyataan dan memo rasmi daripada kakitangan, dan sebagainya. d.

Setiap syarikat secara bebas menentukan jenis dikehendaki dokumen kepada kakitangan dan cara mereka membuat dan kedai.

Membuat peribadi perniagaan

Maklumat yang paling penting dan lengkap tentang pekerja yang dimasukkan ke dalam satu perkara peribadi. Dokumen-dokumen dan ciri-ciri pengambilalihan ditentukan oleh setiap organisasi bebas dan pastikan anda mendaftar dalam dokumen normatif. Anda boleh menjahit saham dalam kedua-dua ke hadapan dan secara terbalik, atau untuk membentuk kumpulan.

fail peribadi boleh dijalankan di kedua-dua majoriti orang-orang dalam organisasi, dan semata-mata di atas kepala dan pakar terkemuka. Dalam amalan, bagaimanapun, kebanyakan organisasi memilih untuk mempunyai satu set dokumen dan maklumat lain mengenai mana-mana pekerja, tanpa mengira kedudukan dan statusnya.

Kategori dokumen dan salinan disimpan dalam fail peribadi pekerja:

• profil atau senarai peribadi berkhidmat untuk menyatukan maklumat biografi asas;
• salinan dokumen pengenalan dan pendidikan menyokong dan kelayakan, - pasport, diploma, sijil dan lesen;
• salinan rekod pekerjaan;
• permohonan kemasukan, pemindahan, dan lain-lain;
• salinan semua perintah kepada pekerja itu;
• salinan kontrak pekerjaan;
• dokumen peribadi lain.

Bagi setiap pekerja memulakan folder yang berasingan, yang memfailkan dokumen-dokumen yang dinyatakan di atas dan salinan mereka. Disimpan fail peribadi berasingan daripada dokumen kakitangan lain. Ia mengandungi data peribadi, dan oleh itu tidak harus boleh diakses oleh orang yang tidak dibenarkan.

kad peribadi: bagaimana untuk memohon?

Bersatu pekerja kad peribadi adalah wajib bagi semua perniagaan, tanpa mengira pemilikan. Ia adalah dokumen asas bertujuan untuk mengambil kira pekerja organisasi.

kad peribadi mengandungi semua maklumat asas tentang pekerja. Isi biasanya dengan tangan, tetapi ia adalah dibenarkan untuk membuat maklumat utama dengan bantuan teknologi. Dijalankan kad peribadi semua masa pekerja dalam organisasi. Apabila mengisi seksyen ini dibenarkan untuk mencetak dan masukkan paste.

Apabila mengisi kad peribadi ambil perhatian kod rujukan. Mereka disenaraikan di sebelah kanan meja, maklumat dalam yang bersatu. Maklumat dalam bahagian-bahagian ini mesti mematuhi penjodoh dan dokumen normatif lain.

kad peribadi akan disimpan dengan betul secara berasingan daripada dokumen peribadi yang lain dengan cara yang selamat atau dalam kabinet logam dengan kunci. Dokumen ini mengandungi data peribadi dan tertakluk kepada perakaunan yang ketat. Apabila menolak pekerja entri yang sesuai, dan kad peribadi yang dikeluarkan pada storan arkib.

Kerja-book: pemprosesan dan penyimpanan

Kerja-book - dokumen yang mengesahkan pengalaman kerja, tempoh perkhidmatan dan jawatan kakitangan yang. penyelenggaraannya adalah satu kemestian untuk semua orang. Ia dimasukkan pada awal kerja dan kemudian mengiringi orang sehingga bersara.

kewajipan untuk membeli borang kosong dan buku-buku sisipan kerja berbaring di akaun organisasi. kakitangannya menjaga mereka di rumah dalam pekerja yang selamat dan cemerlang kakitangan jabatan atas permintaan. Entri ini dibuat dalam lejar yang berkaitan. pentadbiran tidak digalakkan untuk bentuk pekerja dan buku buruh telinga bersih asal tidak diketahui.

Dikeluarkan sejarah pekerjaan selalu hanya dengan tangan. Rakaman dibuat dengan pen mata bulat dengan dakwat biru. Jika ralat berlaku, ia adalah perlu untuk membetulkan dan mengesahkan bahawa tandatangan pentadbiran dan meterai organisasi. Semua maklumat anda perlu mematuhi undang-undang dan peraturan-peraturan.

rekod pekerjaan disimpan secara berasingan daripada dokumen lain dengan cara yang selamat. Adalah dilarang untuk memberi pekerja mereka dan pihak-pihak yang lebih ketiga. Jika orang dalam organisasi anda untuk menerima maklumat mengenai catatan dalam dokumen ini, ia membuat salinan semua halaman, maka mereka dijahit, dan setiap halaman dicap. Apabila menolak kad rekod kerja pekerja diberikan pada hari yang sama.

simpanan operasi dokumen peribadi

penyimpanan yang betul dokumen kepada kakitangan - salah satu tugas utama pegawai sumber manusia. Maklumat yang terkandung di dalamnya, tergolong dalam kategori peribadi dan tidak boleh didedahkan. Di samping itu, disimpan dan diproses dokumen itu tidak boleh mengambil tempat di bawah syarat-syarat khas.

Sebelum menandatangani kontrak pekerjaan dengan pekerja bakal wajib mengambil kebenaran bertulis untuk memproses data peribadi. Salinan dokumen yang difailkan di dalam perniagaan persendirian atau dalam folder yang berasingan.

Semua dokumen yang berkaitan dengan data peribadi hendaklah disimpan secara berasingan daripada saham biasa. Akses kepada mereka hanya dibenarkan jabatan kakitangan mahir dan ketua pertama organisasi. pihak ketiga dan organisasi untuk mendedahkan data peribadi pekerja adalah dilarang. Pengecualian adalah pihak berkuasa kehakiman dan pendakwaan, untuk membuat permintaan rasmi didokumenkan.

Untuk menyimpan dokumen peribadi yang berasingan pelbagai perkara. Folder dan kotak dokumen dalam kabinet yang berkunci. Adalah lebih baik untuk mengasingkan mereka dari cahaya matahari dan suhu yang tinggi. Bagi sebilangan besar dokumen adalah dinasihatkan untuk memperuntukkan sebuah bilik khas.

fail peribadi, profil dan kad peribadi disimpan di operasi selagi organisasi itu sedang bekerjasama dengan pekerja tertentu. Selepas menembak, mereka akan dihantar ke storan arkib.

Pesanan anggota disimpan dalam tempoh setahun selepas penerbitan mereka. Pegawai-pegawai dan arahan lain termless sehingga pemansuhan mereka. Kakitangan, dan juga jadual cuti diterbitkan setiap tahun dan disimpan dalam jabatan personel atau pengakaunan setahun selepas selesai tindakan.

Arkib dokumen kakitangan

Selepas tamat kakitangan kedai data operasi dihantar ke arkib dokumen pada kakitangan. Ini mungkin satu bahagian dalam organisasi atau pihak ketiga, biasanya kerajaan, organisasi.

Senarai dokumen sebagai arkib jangka panjang, yang berikut:

• fail peribadi, profil dan kad peribadi peletakan jawatan pekerja;
• tidak dituntut buku buruh dan sisipan;
• pesanan dan arahan pada kakitangan dengan jangka hayat yang tamat tempoh;
• Majalah dalam akaun pergerakan dokumen kakitangan;
• kakitangan;
• schedules percutian;
• dokumen lain yang perlu simpanan yang diperlukan oleh undang-undang atau Suruhanjaya.

Dokumen dalam arkib Jabatan kakitangan menyediakan setiausaha. jangka panjang penyimpanan kes dan karya-karya lain yang mungkin dalam organisasi, dan kontrak di sebuah institusi khusus.

Dokumen untuk folder penyimpanan jangka panjang dengan bentuk tarikh, bermula dari awal. Ia adalah perlu untuk memantau keselamatan fizikal kertas dan, jika perlu, untuk membuat dan mengesahkan salinan. Kesemua kes diberi nombor dan dijahit cadar, selepas itu inventori dibuat.

Folder dokumen perlu diletakkan di dalam cara yang teratur. Di dalam bilik ini, adalah perlu untuk mengekalkan suhu optimum dan kelembapan yang rendah, dan mengelakkan pendedahan kepada cahaya matahari langsung. Rak hendaklah sentiasa dibersihkan dari debu dan pemprosesan dokumen bilik daripada tikus dan serangga lain.

Pemusnahan dokumen peribadi

Walaupun simpanan jangka panjang, dokumen kakitangan boleh dimusnahkan. Sebelum prosedur ini mengadakan mesyuarat suruhanjaya khas, yang secara bersama membuat keputusan mengenai masa depan dokumen peribadi.

Kemusnahan sentiasa akan tegas mengikut senarai, di hadapan semua ahli suruhanjaya itu. Ini boleh membakar, kemusnahan oleh pengisaran, menekan dan kaedah lain.

Komposisi dokumen peribadi adalah pelbagai rupa dan pelbagai. Pekerja perkhidmatan Sumber Manusia dan syarikat pengurusan perlu tahu bagaimana untuk betul melaksanakan, menyimpan dan memusnahkan.