Dokumen Klasifikasi: kriteria asas

Jadi ia adalah mudah untuk memahami bilangan besar dokumen, yang dibangunkan peraturan khas untuk penyediaan dan persembahan mereka, klasifikasi yang berbeza, serta bentuk dan kaedah bekerja dengan mereka sesuai.

Ia harus diperhatikan bahawa klasifikasi dokumen adalah sangat penting kerana ia membantu untuk menyerlahkan ciri-ciri khusus mereka dan menjadikan ia mungkin untuk menggunakan mereka yang paling berkesan. Ia adalah salah satu yang tertua dan sehingga akhir isu-isu tertunggak, pembangunan yang bermula hanya pada akhir tahun 1960-an. Kebanyakan dokumentasi pendekatan yang diagihkan ke dalam kumpulan yang berasingan sebelum ini digunakan hanya kepada ciri-ciri tertentu yang berkaitan dengan skop atau sains berasingan. Hanya baru-baru klasifikasi multidimensi dokumen telah ditubuhkan, yang berdasarkan kepada maklumat dan bahan komponen.

Semua dokumen boleh dibahagikan mengikut kriteria berikut:

1. Keadaan operasi mereka dalam ruang dan masa. Mengambil kira kekerapan penerbitan (berkala dan tidak berkala), masa kejadian (asal, asal, menyalin, menduplikasi), tempat pembuatan (wilayah, negara atau luar negara);

2. komponen Maklumat.

• memberi perhatian kepada kandungan dan tahap pengagregatan maklumat (dokumentasi rendah dan menengah);

• klasifikasi dokumen termasuk dimensi maklumat yang dirakam pada saiz (format), dan bilangan muka surat (jumlah);

• bahagian atas bagaimana maklumat dilihat (dokumen boleh dibaca oleh manusia atau memerlukan peralatan teknikal khas);

• pengelasan ini dokumen juga termasuk watak ikonik bermakna yang mana maklumat rekod (teks dan bentuk bukan teks);

• data rakaman kaedah mengikut membezakan tulisan tangan, dicetak, mekanikal, magnetik, fotografi, optik, laser, dan dokumen elektronik.

3. komponen bahan yang merangkumi kriteria tertentu (seperti bahan pembawa maklumat, serta bentuk dan reka bentuk).

Perlu diingat bahawa pengagihan dokumentasi untuk kumpulan individu dalam kandungan dan bentuk membolehkan lebih cekap untuk mengatur kerja dengan dia.

Ia adalah bernilai menyebut bahawa terdapat juga pengelasan berkaitan dengan dokumen perakaunan setakat ini, yang mengambil kira kandungan, tempat dan prosedur mereka merangka, permohonan dan kaedah penggunaan.

Pengelasan dokumen perakaunan termasuk bahagian yang berikut ke dalam jenis:

• bergantung kepada permohonan itu - pentadbiran dan eksekutif, pendaftaran perakaunan atau gabungan;

• penyediaan perintah - utama dan ringkasan;

• dokumen dalaman dan luaran;

• mengikut penggunaan - boleh guna dan penyimpanan;

• bergantung kepada kandungan - kewangan, bahan dan reka bentuk.

Ia mesti berkata bahawa pengelasan ini termasuk beberapa kriteria dan amat luas, jadi setiap dokumen berkaitan dengan kumpulan yang berbeza pada masa yang sama, tetapi boleh disifatkan oleh ciri-ciri tertentu dan hanya digunakan dalam bidang yang berkaitan.