Surat pengurusan (sampel)

Surat pengurusan - dokumen yang merupakan sebahagian daripada komunikasi perniagaan. Selalunya ia dihantar melalui pos dan menyajikan pertukaran maklumat dengan cara yang istimewa.

konsep asas

surat-menyurat perniagaan diperlukan untuk menangani pelbagai isu-isu ekonomi atau pengeluaran. Dengan perniagaan bantuannya dan organisasi berkomunikasi dengan persekitaran luar, rakan kongsi, pelanggan atau agensi kerajaan. Biasanya digunakan untuk surat pengurusan ini.

Ia biasanya dirujuk sebagai dokumen bertulis, yang boleh menjadi:

• tindak balas kepada mesej yang diterima sebelum atau permintaan;
• kertas yang disertakan berpandu dihantar bersama-sama dengan alat-alat atau bahan-bahan lain;
• surat inisiatif dalam hal jika mod komunikasi yang lain tidak mungkin.

Setiap pilihan ini mempunyai ciri-ciri sendiri. Walau bagaimanapun, terdapat kaedah-kaedah umum, menurut yang biasanya membuat apa-apa surat rasmi. Ini boleh difahami, kerana ia adalah satu-menyurat perniagaan, sebagai contoh, biasanya bermula tamatnya majoriti urusniaga. Satu dokumen dibentuk dengan baik akan menimbulkan pada destinasi kesan yang baik ke atas rakan kongsi yang berpotensi di masa hadapan.

Jenis surat perniagaan

Bergantung kepada maklumat yang mengandungi surat rasmi, ia boleh menjadi:

1. Meliputi. Dalam kes yang mengandungi mesej bahawa beliau ada suite aplikasi.
2. Tuntutan. Iaitu, ia meluahkan rasa tidak puas hati dengan situasi tertentu (tuntutan).
3. Bimbingan. tanda-tanda tertentu diberikan dalam teks.
4. Jaminan. Pengguna ini telah mengesahkan memenuhi obligasi masa depan yang dinyatakan dalam dokumen itu.
5. Maklumat. Surat itu mengandungi maklumat yang boleh menarik minat penerima.
6. Pengiklanan. Maklumat diberikan untuk menarik kerjasama.
7. Surat pemberitahuan. Untuk maklumat lanjut mengenai acara-acara awam.
8. Surat pengesahan. Ia menyatakan hakikat mendapatkan orang-orang atau dokumen atau bahan lain.
9. Surat permintaan. teks yang mengandungi rayuan kepada insentif penerima untuk bertindak.
10. Surat mesej. Ia menyediakan maklumat khusus penghantar kepentingan bersama kepada para pihak.

Tujuan dokumen ini adalah penghubung di antara organisasi atau jabatan.

Penyusunan surat tuntutan

Dalam hal-hal kerjasama kadang-kadang terdapat situasi apabila salah satu pihak, atas apa jua sebab, tidak memenuhi tanggungjawabnya. Dalam kes ini, rakan kongsi pertama menghantar surat kepada rakan sejawatannya. Di dalamnya, beliau biasanya membentangkan cadangannya bagi penghapusan pelanggaran hak-hak undang-undang. Ini adalah surat rasmi. Contoh dokumen tersebut, anda boleh membuat sewenang-wenangnya. Dalam kes ini, perkara-perkara berikut perlu dipertimbangkan:

1. Gaya penulisan perlu perniagaan rasmi dengan pemasangan perkongsian.
2. Intipati tuntutan itu hendaklah dinyatakan dengan jelas.
3. Semasa pembentangan maklumat yang diperlukan untuk beroperasi fakta meyakinkan konkrit.

Dalam surat aduan itu hendaklah mengandungi:

• butiran pengirim (nama, alamat kembali dan nombor telefon);
• maklumat lengkap mengenai destinasi;
• penerangan mengenai keadaan di mana terdapat satu keadaan konflik;
• sebutan mengenai norma undang-undang, yang seterusnya memecahkan rakan niaga;
• keperluan khusus untuk menghapuskan pelanggaran itu, yang menunjukkan masa pelaksanaannya;
• akibat yang mungkin berlaku jika pihak lawan berlepas dari pelaksanaan mereka.

Perhatian khusus harus diberikan kepada bagaimana perkhidmatan yang terdiri huruf. sampel perlu dibangunkan supaya pesalah itu tidak melihat ia sebagai satu ancaman. Perlu diingat bahawa ini adalah hanya satu pematuhan peringatan menuntut undang-undang.

peraturan reka bentuk

Perhatian khusus harus diberikan kepada reka bentuk surat kepada Pengurusan. Walau bagaimanapun, undang-undang tidak mengadakan peruntukan bagi mana-mana kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan yang ketat.

Walaupun begitu, perkara-perkara berikut perlu dipertimbangkan mandatori dalam penyediaan dokumen-dokumen tersebut:

1. Apa-apa surat rasmi hendaklah ditulis pada borang tersebut. Ia sedang dibangunkan oleh pakar-pakar terlebih dahulu di pejabat dan diluluskan melalui suatu perintah pengarah.

2. Dokumen tersebut hendaklah mengandungi butir-butir tertentu:

2.1. Maklumat tentang penerima dan penghantar.

2.2. nombor rujukan dan tarikh surat ini. Ia adalah perlu untuk pendaftaran.

2.3. Pautan kepada maklumat yang sama tentang surat-permintaan, jika dokumen itu adalah tindak balas kepadanya.

2.4. Tajuk.

2.5. Maklumat tentang kehadiran sebarang permohonan dengan nama dan nombor mereka.

2.6. Maklumat tentang orang yang menandatangani dokumen (kedudukan dan nama).

3. Dalam surat hendaklah dibaca hanya satu soalan. Setelah beberapa merumitkan pilihan artis.

4. Maklumat ini perlu dinyatakan dengan ringkas, tetapi ia adalah jelas. Ia adalah wajar bahawa teks mengambil masa tidak lebih daripada dua muka surat.

5. Hak untuk nyatakan butir-butir waris. Jika kita bercakap mengenai organisasi, anda perlu mematuhi urutan berikut:

5.1. Nama syarikat (dalam kes nominatif).

5.2. Unit struktur (jika perlu).

5.3. Kedudukan dan menarik (dalam datif itu).

5.4. singkatan Nya.

5.5. Alamat surat-menyurat syarikat.

6. Jika berbilang penerima, anda mesti menentukan utama, dan kemudian yang lain dapat.

Dengan mengambil kira semua faktor-faktor ini, reka bentuk surat pengurusan, pada dasarnya, tidak sukar.

Perintah persembahan

Dokumen itu telah disusun dengan betul, anda perlu mengambil kira susunan yang tertentu pembentangan maklumat di dalamnya. Sebagai contoh, kita boleh mempertimbangkan pilihan untuk bagaimana untuk menulis surat rasmi sambutan. Pertama kita perlu ingat bahawa, mengikut peraturan etika, adalah perlu untuk bertindak balas terhadap maklumat yang dalam masa beberapa hari penerimaannya. Jika kita bercakap mengenai mesej e-mel, masa yang optimum tidak lebih daripada dua jam. Sekiranya mematuhi kaedah-kaedah itu tidak mungkin, ia adalah lebih baik untuk menghantar mesej kepada rakan kongsi.

Surat itu sendiri, sebenarnya, akan terdiri daripada dua bahagian:

1. Pengenalan. Pengguna ini telah menetapkan tema, punca dan asas bagi tulisan beliau. Anda boleh merujuk kepada peraturan-peraturan, yang oleh undang-undang adalah asas untuk memberikan jawapan. Selain itu, anda perlu memberi perhatian kepada beberapa perkara mengenai keadaan ini. Mereka akan membantu untuk mendedahkan intipati soalan.
2. Ringkasan. Bahagian ini bertujuan untuk menerangkan dan meyakinkan. Teks hendaklah ringkas, jelas dan ringkas, dan menyatakan fakta - terbukti dan objektif. Jika perlu, mereka boleh disahkan oleh tokoh-tokoh sebenar.

Selepas apa-apa teks yang biasanya diikuti dengan senarai aplikasi. Berakhir suatu dokumen yang ditandatangani oleh penghantar. Di samping itu, ia adalah perlu untuk mengetahui bagaimana untuk menulis surat rasmi, agar tidak menyinggung perasaan penerima. Pertama, merujuk kepada ia adalah wajar untuk bermula dengan frasa "Dear." Kedua, anda boleh menggunakan frasa teks participle lisan seperti "telah dipertimbangkan dengan teliti cadangan anda," atau "untuk benar-benar menguji komen anda." pematuhan itu kepada etika hanya akan memberi manfaat kepada kedua-dua belah pihak.

Prosedur tindakan

Merangka surat rasmi adalah tanggungjawab kerani, setiausaha atau pekerja lain yang diberikan tugas-tugas ini. Diterima untuk kerja yang mereka perlu mematuhi dalam urutan tindakan mereka. Proses dokumen tersebut biasanya melalui langkah-langkah berikut:

1. Pemeriksaan yang teliti akan hal keadaan perkara itu. Anda benar-benar perlu mengawal keadaan untuk menilai kemungkinan penyelesaian itu.
2. Merangka surat draf. Ia adalah perlu untuk mengambil kira semua keperluan yang dinyatakan di atas.
3. Pengharmonian teks yang disediakan. Kadang-kadang ia adalah perlu untuk mengedit cahaya comments kepala. Dia boleh membuat beberapa penjelasan atau penjelasan mengenai subjek ini.
4. Kelulusan penyelianya.
5. Memuktamadkan dan menandatangani dokumen itu.
6. surat-surat pendaftaran.
7. Hantar mel kepada penerima.

Hanya selepas melalui semua peringkat ini, surat itu sampai kepada penerima, akan dapat untuk memenuhi misinya.

peraturan mandatori

Untuk membuat surat rasmi, anda mesti ingat bahawa halaman pertama semestinya dicetak pada borang khas. Bagi yang lain, anda boleh menggunakan bolos tetap A4. Di sini ia perlu diingat bahawa medan teks yang mempunyai kelemahan sendiri: atas dan bawah adalah 2 cm, kiri - 3,5 cm, kanan - 1 cm. Ia tidak perlu untuk memecahkan saiz standard untuk memenuhi maklumat pada satu halaman. Ia adalah lebih baik untuk mematuhi semua peraturan dan hanya menambah halaman tambahan.

Menaip teks juga mestilah mengikut kaedah-kaedah:

1. Untuk cetakan, gunakan fon piawai Times New Roman. pilihan lain yang lebih baik untuk tidak menggunakan.

2. saiz Font juga dikawal selia:

• untuk teks utama - 14;
• laman penjajaran, dan tanda prestasi - 12.

3. Penempatan butiran juga dilakukan mengikut kaedah-kaedah:

• Jarak di antara garis - 1;
• penjajaran teks dibuat oleh "width";
• pemindahan diletakkan secara automatik;
• jarak dari kepala untuk nombor siri adalah 2 jarak baris, dan daripadanya kepada teks utama - 3.

Pematuhan piawaian ini adalah wajib bagi pelaksanaan yang betul bagi huruf yang sepadan dengan destinasi.

butiran lokasi

Dalam usaha untuk merangka surat perniagaan standard, anda perlu tahu di mana mereka perlu diletakkan, butiran dan komponennya. Jawapan kepada soalan-soalan ini mengandungi GOST R 6,30-2003. Ia menerangkan secara terperinci bentuk surat rasmi. Malah, ia adalah contoh di mana keseluruhan semua butir-butir dokumen itu terletak dengan cara yang tertentu. Ia diperlukan untuk:

1. Untuk menyatukan proses pejabat pendaftaran sendiri (perniagaan) huruf.
2. Dapat memajukan tengah menyediakan borang standard, mengurangkan keperluan untuk melaksanakan kerja secara manual.
3. Memudahkan dan mengurangkan masa maklumat visual semula.
4. Mengembangkan keupayaan pemprosesan surat dengan bantuan komputer dan peralatan lain.

Jadi, untuk surat perniagaan konvensional menggunakan 30 butiran standard, yang terletak di kawasan wajib sebelas:

• logo dan lambang;
• penulis;
• data awal;
• header;
• kelulusan;
• penerima;
• penyelesaian;
• teks;
• tandatangan dan aplikasi;
• penyelarasan dan jaminan;
• markah.

Meletakkan maklumat dalam sektor tertentu membolehkan profesional untuk lebih mengemudi dokumen itu, dan pengguna biasa memudahkan proses penyediaan.

keperluan asas

Sesetengah pemimpin tersilap percaya bahawa surat-menyurat perniagaan boleh dilakukan sewenang-wenangnya tanpa mengikut mana-mana kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan. Tetapi pakar-pakar yang bertanggungjawab untuk itu, perlu tahu keperluan asas untuk surat rasmi:

1. Kehadiran khas bentuk (korporat).
2. Penggunaan yang betul dan butiran penempatan.
3. Teks ini sepatutnya boleh dibaca dan juga diedit. Untuk menjelaskan intipati soalan adalah lebih baik untuk memberi keutamaan kepada cadangan biasa mudah. Ia adalah perlu untuk bercakap secara ringkas kepada setiap perkataan membawa maksimum maklumat.
4. Bergantung kepada jenis, dokumen itu mesti dikeluarkan dengan sewajarnya. Surat itu juga mungkin mengandungi beberapa aspek. Dalam kes ini, ekspo itu adalah perlu untuk cuba untuk menggabungkan mereka.
5. Penggunaan yang betul standard yang ditetapkan untuk menaip.
6. Cuba untuk mendapatkan dengan kandungan surat itu bukan ungkapan mutlak. Penerima boleh mentafsir frasa sebagai satu ancaman. Apabila mereka bentuk cadangan yang lebih baik menggunakan kata-kata pengenalan seperti "nampaknya", "seperti yang anda tahu", "mungkin" dan "bagaimana untuk".

Keperluan ini adalah dalam amalan membantu mengekalkan pengurusan dokumen dalam perusahaan.