Undang-undangPematuhan peraturan

Tugas pengurus pejabat

Selalunya, terutamanya dalam organisasi kecil, seorang pengurus pejabat dipanggil setiausaha biasa. Jawatan ini terdengar lebih kukuh, tetapi hakikat bahawa tugas pengurus pejabat adalah berbeza daripada setiausaha (walaupun mereka memang mempunyai persamaan yang sama), jarang ada yang peduli terhadap kes ini.

Apakah tanggungjawab pekerja ini? Pertama sekali, adalah tanggungjawab pengurus pejabat untuk bekerja dengan dokumen. Pekerja menerima surat-menyurat masuk, mendaftarkannya, menghantarnya kepada penerima, menghantarnya ke arkib jika perlu. Beliau juga menerima permohonan daripada pekerja lain, menyerahkannya kepada tandatangan Ketua Pegawai Eksekutif, mengesahkannya dengan meterai, dan kemudian memberikan kembali. Tugas-tugas pengurus pejabat termasuk bekerja dengan dokumentasi dalaman: cetakan pesanan dan pendaftaran mereka, penyimpanan, menghantar ke arkib dan perakaunan, bekerja dengan surat-menyurat keluar. Jika perlu, dia sepatutnya dapat bekerja dengan mana-mana peralatan pejabat: mesin faks, pengimbas, mesin fotokopi, dan juga menaip dan mencetak dokumen. Penyediaan ruang untuk persembahan, menyimpan minit mesyuarat, mesyuarat dan penerimaan tetamu dan pelanggan syarikat juga merupakan sebahagian daripada tugas pengurus pejabat.

Selalunya, pekerja perlu berurusan dengan tugas kesetiaan tradisional: pengedaran rakan kongsi atau pengurus di hotel, tempahan bilik, tiket udara dan tiket kereta api. Bergantung pada spesifik firma itu, pengurus pejabat juga boleh mewakili syarikatnya dalam rundingan perniagaan, serta menjalankan sebahagian daripada tugas pengurus HR: mencari pekerja baru, mewujudkan program insentif dan latihan, dan memohon pekerjaan. Kadang-kadang dia berurusan dengan pelaksanaan teknologi maklumat, pembangunan program-program baru.

Tugas seorang pengurus pejabat melibatkan mengetahui:

  1. Tindakan dan peraturan perundangan yang mengawal selia perundangan, maklumat, aktiviti perniagaan syarikat.
  2. Asas pengurusan, pemasaran, keusahawanan dan perniagaan.
  3. Asas-asas sosiologi, psikologi, etika komunikasi perniagaan, bekerja dengan kakitangan dan orang awam.
  4. Prosedur untuk merangka cadangan perniagaan, laporan, pelan, kontrak dan perjanjian.
  5. Asas pengurusan, asas-asas ergonomi dan perlindungan buruh.

Di samping tugas-tugas ini, adalah tanggungjawab pengurus pejabat untuk menjalankan inventori di pejabat dan menyediakan bekalan (bekalan pejabat, kertas dan bekalan lain) yang diperlukan untuk kerja-kerja pekerja. Juga, dia bertanggungjawab untuk menyimpan rekod bahan-bahan ini, memastikan pengeluarannya, menentukan prosedur untuk menerima, mengatur dan menjejaki pembayaran bekalan. Tugas-tugas pengurus pejabat termasuk kawalan ke atas peralatan pejabat, yang termasuk: panggilan pengendali tuan untuk kerja-kerja pembaikan, penggantian bahan habis bulan yang tepat pada masanya (contohnya, kartrij), sekiranya tidak mustahil pembaikan - penggantian peralatan pejabat.

Bergantung kepada peraturan yang diterima di firma dan saiznya, pengurus pejabat sama ada menerima panggilan dan faks, mengarahkan mereka ke pekerja yang betul, menghantar faks dan memanggil pelanggan dan rakan kongsi, atau memantau kerja setiausaha, termasuk memantau budaya ucapan mereka. Juga, tugas pengurus pejabat termasuk memantau keadaan kebersihan pejabat itu sendiri, mengatur pembaikan yang dijadualkan, memanggil kakitangan teknikal untuk menyelesaikan masalah (contohnya, menggantikan lampu atau suis tenggelam).

Secara umum, senarai ini boleh meningkat atau berkurang bergantung pada tempat kerja. Oleh itu, perlu bertanya pada peringkat wawancara apa yang dilakukan oleh pengurus pejabat (tugas seorang pekerja di syarikat ini).

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 ms.unansea.com. Theme powered by WordPress.